Lexware Office App einrichten

Diese Übersicht führt dich in wenigen Schritten durch die erste Einrichtung der Lexware Office App – von der Verbindung mit deinem Account bis zur ersten automatisch erstellten Rechnung.

Inhalt:

App installieren & Lexware Office verbinden

Plan aktivieren

Einstellungen vornehmen

Steuereinstellungen bestätigen

Vergangene Bestellungen importieren

Schritt 1: App installieren & Lexware Office verbinden

Installiere die App über den Shopify App Store. Nach der Installation wirst du direkt zum Onboarding weitergeleitet.

Klicke auf „Jetzt verbinden", melde dich mit deinem bestehenden Lexware Office Account an (oder erstelle einen neuen) und genehmige den Zugriff. Die Verbindung ist in wenigen Sekunden hergestellt.

Für die Verbindung benötigst du ein bestehendes Abo von Lexware Office. Die Abrechnung erfolgt separat und steht in keinem Zusammenhang mit den Gebühren für unsere App.

Schritt 2: Plan aktivieren

Ohne aktiven Plan werden keine Belege erstellt. Klicke auf „Plan verwalten" und wähle den passenden Plan:

Nach der Aktivierung startet eine 14-tägige kostenlose Testphase. Wenn du innerhalb dieser Zeit deinstallierst, entstehen keine Kosten.

Hast du einen Gutscheincode? Klicke auf „Gutscheine und Coupons", trage den Code ein und bestätige mit „Einlösen".

Eine Übersicht aller Planunterschiede findest du hier.

Schritt 3: Einstellungen vornehmen

Navigiere links im Menü zu „Einstellungen". Hier konfigurierst du, wie die App für deinen Shop arbeiten soll.

Allgemeine Einstellungen

Hier legst du die grundlegende Logik der App fest. Besonders wichtig für den Start:

• POS-Aufträge ausschließen – Wenn du Shopify POS nutzt, empfehlen wir, diesen Haken zu setzen, da Kassenbelege buchhalterisch gesondert behandelt werden müssen.
• Kundenerfassung – Legt fest, ob für jede Bestellung automatisch ein Kontakt in Lexware Office angelegt wird.

Alle weiteren Optionen werden im Artikel „Allgemeine Einstellungen“ erklärt.

Rechnungen

Aktiviere unter „Rechnungen" die Übertragung – das ist der Hauptschalter der App. Ohne diesen Haken werden keine Rechnungen erstellt.

Wichtige Einstellungen für den Start:

• Rechnungserstellungszeitpunkt: Sofort (bei Bestelleingang) oder beim Fulfillment – je nach deinem Prozess.
• Rechnungen sofort fällig markieren: Spart einen manuellen Schritt in Lexware Office.

Alle weiteren Einstellungsoptionen (Texte, Layout, Ausschluss per Tag) findest du in diesem Artikel.

Gutschriften & E-Mail-Versand

Optional kannst du auch die automatische Gutschriftenerstellung aktivieren und einstellen, dass Rechnungen und Gutschriften direkt per E-Mail an deine Kunden versendet werden. Details dazu:

• Gutschriften
• Automatischer E-Mail-Versand

Schritt 4: Steuereinstellungen bestätigen

Die Steuereinstellungen müssen an drei Stellen korrekt gesetzt sein: in der App, in Shopify und in Lexware Office. Bitte kontrolliere hier vor allem die Steuereinstellungen für Bestellungen aus dem Ausland, da dies die häufigste Fehlerquelle ist.

Eine ausführliche Anleitung zum korrekten Setzen der Steuereinstellungen findest du hier.

Im letzten Onboarding-Schritt kannst du dies mit der Option „Steuereinstellungen sind korrekt gesetzt" bestätigen.

Ist die Option aktiviert, erscheint der vierte Schritt im Onboarding grün. Die Übertragung der Belege wird durch diese Einstellung nicht beeinflusst – sie dient nur als Checkliste für dich.

Optional: Vergangene Bestellungen importieren

Wenn du bereits Bestellungen hattest, bevor du die App installiert hast, kannst du diese nachträglich importieren. Der Import ist ein kostenpflichtiges Add-on (einmalig 99 €) und wird im Artikel Der Import Schritt für Schritt erklärt.

⚠️ Hinweis: Wenn du den automatischen E-Mail-Versand aktiviert hast, deaktiviere ihn vor dem Import – sonst erhalten alle Kunden nachträglich eine E-Mail.

Noch Fragen? Kontaktiere uns direkt über den Support-Button in der App oder per E-Mail an lexware-office@eshop-guide.de