lexoffice Integration: Automatische Rechnungs-/Gutschriftsmail

Die lexoffice Integration erlaubt das automatisierte Versenden von Rechnungen und Gutschriften als PDF via Email.

In diesem Artikel erklären wir dir, welche Einstellungen du setzen musst, damit der Rechnungs-/Gutschriftsversand per E-Mail automatisiert abläuft.


1. Schritt

Gehe zunächst auf "Einstellungen" in der lexoffice App.

2. Schritt

Nun siehst du auf der linken Seite folgenden Abschnitt:

Wenn du möchtest, dass bei Anlage Rechnungen und Gutschriften automatisch an die am Auftrag hinterlegte Emailadresse gesendet werden,
dann klicke auf "Rechnungen und Gutschriften per Email senden."
Wenn du hier einen Haken setzt, wird automatisch auch ein Haken bei "Rechnungen bei Anlage abschließen (fällig markieren)" gesetzt, damit keine Entwurfsrechnungen zum Kunden gelangen.

3. Schritt

Fülle die Textfelder für Email Betreff und Text.

Hinweis:
Du hast außerdem die Möglichkeit die Texte individuell zu gestalten.
Dazu kannst du unsere dynamische Textersetzung in Verbindung mit den Auftragseigenschaften nutzen.
Seit dem neuesten Update kann hier sogar Liquid verwendet werden, die gleiche Templatesprache, die Shopify auch  in seinen Themes verwendet.
So ist es beispielsweise möglich, bestimmte Textbausteine nur konditional einzubinden.



Betreff der Rechnungsmail

"Ihre Rechnung zu Auftrag {{name}}"

Inhalt der Rechnungsemail

"Hallo {{customer.first_name}} {{customer.last_name}},

vielen Dank für Ihren Einkauf vom {{processed_at| date: "%d.%m.%y um %H.%M Uhr" }}.

Sie finden Ihre Rechnung im Anhang dieser Mail im PDF Format.

Wir hoffen, Sie bald wieder als Kunden begrüßen zu dürfen
."

Hinweis! Vergiss nicht, die Einstellungen zu speichern.


Die E-Mail sieht dann folgendermaßen aus:


Betreff der Gutschriftsmemail

"Ihre Gutschrift zu Auftrag {{name}}"

Inhalt der Gutschriftsemail

"Hallo {{customer.first_name}} {{customer.last_name}},

anbei erhalten Sie Ihre Gutschrift im Anhang dieser Mail im PDF Format.

Wir hoffen, Sie bald wieder als Kunden begrüßen zu dürfen."


Hinweis! Vergiss nicht, die Einstellungen zu speichern.


Die E-Mail sieht dann folgendermaßen aus:

Hinweis:
Nachdem du die Einstellungen geändert hast, schlagen wir dir vor am besten eine Testbestellung anzulegen,
damit du überprüfen kannst, ob alles einwandfrei funktioniert und die E-Mails so aussehen, wie du sie gerne
hättest.



Bei weiteren Fragen stehen wir dir gerne zur Verfügung.



Dein Eshop Guide Team

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