lexware Office App: Versende automatisch die Rechnung / Gutschrift per E-Mail an deine Kunden
Die lexware Office App erlaubt das automatisierte Versenden von Rechnungen und Gutschriften als PDF via Email.
In diesem Artikel erklären wir dir, welche Einstellungen du setzen musst, damit der Rechnungs-/ Gutschriftenversand per E-Mail automatisiert abläuft.
Inhalt:
- Einstellungen in der App
- (Optionale) Einstellungen in lexoffice
1. Einstellungen in der App
- Navigiere in der lexware Office App für Shopify links im Menü zu "Einstellungen" und dann "Rechnungen"
- Scrolle nach unten zum "Dokumentenversand"
- Aktiviere die Funktion und wähle, wann die E-Mail versendet werden soll (nach wie vielen Tagen nach Erstellung der Rechnung)
- Personalisiere den Betreff und Inhalt der E-Mail mit Hilfe der dynamischen Textersetzung
- Navigiere zu "Gutschriften" und wiederhole die Schritte 2 - 4 für die Gutschriftenmail
Wenn du den Dokumentenversand aktivierst, werden alle Rechnungen automatisch als fällig markiert angelegt, denn Entwurfsrechnungen dürfen nicht an Kunden versendet werden!
2. (Optionale) Einstellungen in lexoffice
Die Belege werden standardmäßig von einer lexware Office E-Mail Adresse (rechnungsversand@lexoffice.de) versendet.
Du kannst diese aber auch von deiner Shop E-Mail Adresse aus versenden lassen. Führe dafür diese Schritte aus:
- Navigiere in lexware Office auf das "Zahnrad" oben rechts und auf "E-Mail Versand"
- Klicke auf "Eigene Adresse konfigurieren"
- Trage nun den Absender Namen, E-Mail und E-Mail Anbieter ein
- Ggf. musst du noch die SMTP-Daten deines E-Mail Anbieters eintragen
- Sobald du auf "Speichern" klickst, sendet dir lexoffice eine Testmail zu
Um den Rechnungs- bzw. Gutschriftenversand zu testen, kannst du am besten eine Testbestellung in Shopify anlegen und dir so eine E-Mail mit dem Beleg zu senden lassen!
Noch eine Frage? Kein Problem! Kontaktiere unseren Support direkt in der lexware Office App
