Lexware Office App: Rechnungen

Nachdem du die App installiert und aktiviert hast, solltest du die Einstellungen im Reiter "Rechnungen" individuell für dich anpassen. Hier erfährst du, welche Einstellungen es gibt und wie sie gesetzt werden können!

Inhalt:

Allgemeine Einstellungen der Rechnungen
Rechnungstexte personalisieren
Plus Features: Layout wählen und Bestellungen ausschließen

1. Allgemeine Einstellungen der Rechnungen

1.1 Rechnungen nach Lexware Office übertragen

Dies ist quasi der Hauptschalter der App. Nur wenn dieser Haken aktiv ist, werden Rechnungen erstellt und zu Lexware Office übertragen. Deaktiviere den Haken, wenn du die Erstellung pausieren möchtest.

1.2 Timing und Festschreibung

Eine Rechnung durchläuft immer drei Stadien:

Entwurf
Fällig
Bezahlt

Mit der Funktion "Rechnungen sofort fällig markieren" sparst du dir einen manuellen Schritt die Rechnung vom Entwurf als fällig zu markieren.

Hinweis:

Nur Rechnungen die als fällig markiert oder bezahlt wurden, dürfen an deinen Kunden versendet werden.

Unter "Rechnungserstellungszeitpunkt" kannst du selber festlegen, wann die Rechnung erstellt werden soll:

Sofort (bei Erstellung des Auftrags)
Beim Ausführen des Auftrags (Fulfillment)

Wenn du den Zeitpunkt von Fulfillment auf Sofort änderst, während es noch Bestellungen gibt, die nicht ausgeführt wurden, werden für diese keine Belege erstellt, weil der Trigger für das Erstellen übersprungen wird.

Melde ich in diesem Fall gerne bei uns im Support über den Button in der App.

1.3 SKU (Stock Keeping Units) hinzufügen

Mit dieser Funktion lassen sich automatisch die in Shopify an deinen Produkten gepflegte SKU oder auch Artikelnummer genannt, auf der Rechnung hinzufügen. Die SKU wird dabei in eckigen Klammern hinter den Produkttitel geschrieben.

1.4 Liefer-/Leistungstypen

Die Anzeige der Liefer- und Leistungstypen ermöglicht es dir ein Liefer- oder Leistungsdatum oder einen Liefer- oder Leistungszeitraum auf deine Rechnungen zu ergänzen.

Anschließend kannst du die Anzahl der Tage deines Zeitraums festlegen.

Diese Einstellungen sind global und gelten dann für all deine Belege

2. Rechnungstexte personalisieren

Hier hast du die Möglichkeit einen Titel, sowie einen Vor- und Nachtext deiner Rechnung zu gestalten.

Auch hier sind es globale Einstellungen, dass bedeutet die angegebenen Texte werden für jede Bestellung übernommen und dementsprechend auf der Rechnung ergänzt

Du hast in unserer App nicht nur die Möglichkeit einzelne Texte zu setzen, sondern diese auch noch zu personalisieren. In den entsprechenden Textfeldern kannst du mithilfe der dynamischen Textersetzung sogenannte Platzhalter in deinen Text einfügen, die dann bei tatsächlicher Bestellung durch die jeweiligen Kundendaten ersetzt werden. Für diese Platzhalter verwenden wir dieselbe Templatesprache wie Shopify, sie nennt sich Liquid. Einige Platzhalter kannst du über den Button "Platzhalter" setzen lassen

Über den Button "Vorschau" kannst du dir eine Vorschau deines Textes mit den gefüllten Platzhaltern aus deiner letzten Bestellungen anzeigen lassen.

3. Plus Features: Layout wählen und Bestellungen ausschließen

3.1 Layout wählen

Unter dem Punkt Rechnungslayout, kannst auswählen, welches in Lexware Office angelegte Layout für die automatische Rechnungserstellung verwendet werden soll. Das ermöglicht dir z.B. mehrere Shops mit einem Lexware Office-Account zu verbinden und trotzdem gebrandete Rechnungen zu verwenden.

Klicke dazu einfach auf den Balken und wähle dein präferiertes Layout aus dem Dropdown-Menü aus.

3.2 Bestellungen von der Rechnungserstellung ausschließen

Diese Funktion ermöglicht dir Bestellungen anhand von Tags auszuschließen. Du kannst in dem Textfeld einen beliebigen Tag eintragen und hinzufügen oder in das Feld klicken und einen der automatischen Vorschläge auswählen.

Für alle Bestellungen mit den entsprechenden Tags werden dann keine Rechnungen und keine Gutschriften erstellt. Wenn du dich aber zu einem späteren Zeitpunkt umentscheidest, dann können die Rechnungen und gutschriften von zuvor ausgeschlossenen Bestellungen im Übertragungslog rückwirkend erstellt werden.