lexoffice Integration: Rechnungen

Nachdem Du die App installiert und aktiviert hast, findest Du unter dem Reiter Einstellungen die beiden Punkte Rechnungen und Gutschriften. In diesem Artikel erfährst Du Näheres zu den einzelnen Einstellungspunkten, wie Du Deine Rechnungen und Gutschriften personalisierst und kannst es ganz einfach nachmachen! 

Inhalt:

1. Rechnungen anpassen

2. Gutschriften anpassen

1. Rechnungen anpassen

1.1 Rechnungen erstellen

Setze den Haken für "Rechnungen erstellen", damit in Deiner App live Bestellungen in Rechnungen konvertiert und nach lexoffice übermittelt werden. Ist der Haken nicht gesetzt, so werden keine Rechnungen erstellt und es findet kein Datenaustausch zwischen Shopify und lexoffice statt. 

Wichtig! Bei nicht gesetztem Haken, kannst Du alle Belege zu einem späteren Zeitpunkt mit dem nachträglichen Datenimport abrufen. Bevor Du den Import startest, ist der Haken jedoch zu setzen. 

1.2 Rechnungen bei Anlage abschließen (fällig markieren)

Setze den Haken für "Rechnungen bei Anlage abschließen", wenn Du möchtest, dass Deine Rechnungen in Deinem lexoffice Account direkt in den Fälligkeitsstatus gesetzt werden, statt als Entwurf. Nach dem Setzen dieses Hakens gelten Deine Rechnungen als fertiggestellt und können nur noch bedingt bearbeitet werden. Bei Anlage im Entwurfstatus ist hingegen eine vollstände Be- und Überarbeitung möglich. 

Achtung! Hast Du die Funktion aktiviert, dass die Rechnung automatisiert per E-Mail an Deine Kunden verschickt wird, so kann und darf die Rechnung sich nicht im Entwurfstatus befinden. In so einem Fall legen wir die Rechnung automatisiert in den Fälligkeitsstatus. 

1.3 Anzeige der Liefer- und Leistungstypen

Die Anzeige der Liefer- und Leistungstypen ermöglicht es Dir ein Liefer- oder Leistungsdatum oder einen Liefer- oder Leistungszeitraum auf Deine Rechnungen zu ergänzen. 

Klicke dazu auf den nach unten zeigenden Pfeil auf der rechten Seite. Es öffnet Sich ein Dropdown-Menü, in dem Du dann auswählen kannst welcher Liefer- bzw. Leistungstyp auf Dich zutrifft.

Sobald dies geschafft ist, hast Du anschließend die Möglichkeit eine Anzahl von Tagen anzugeben nach der Deine Lieferungen oder Leistungen in der Regel eintreffen. Bei Auswahl eines Zeitraums, hast Du die Möglichkeit ein festes Intervall zu setzen, in dem Deine Ware verschickt oder die Leistung erbracht wird. Diese Einstellungen sind global und gelten dann für alle Deine Belege. 

1.4 Titel, Vor- und Nachtext Deiner Rechnung personalisieren

Zum Schluss hast Du noch die Möglichkeit einen Titel, sowie einen Vor- und Nachtext Deiner Rechnung zu gestalten. Auch hier gelten globale Einstellungen, das bedeutet die angegebenen Texte werden für jede Bestellung übernommen und dementsprechend auf der Rechnung ergänzt.

Wichtig! Du hast in unserer App nicht nur die Möglichkeit einzelne Texte zu setzen, sondern diese auch noch zu personalisieren. In den entsprechenden Textfeldern kannst Du mithilfe der dynamischen Textersetzung sogenannte Platzhalter in Deinen Text einfügen, die dann bei tatsächlicher Bestellung durch die jeweiligen Kundendaten ersetzt werden. Für diese Platzhalter verwenden wir dieselbe Templatesprache wie Shopify, sie nennt sich Liquid. 

Beispielsweise könntest Du mit dem Textbaustein {{name}} die jeweilige Auftragsnummer auf Deine Rechnung ergänzen. Eine kleine Zusammenfassung solcher Textbausteine findest Du hier in unserem Hilfeartikel zum Thema dynamische Textersetzung, dort stehen Dir auch schon einige fertige Blöcke für Deinen Vor-und Nachtext zur Verfügung. 

Tipp: Nachdem Du einen Text für ein entsprechendes Feld festgelegt hast, klicke auf das kleine Auge unten rechts. So erscheint eine Vorschau des entsprechenden Textes mit gefüllten Platzhaltern aus Deinen letzen Bestellungen. Auf diese Weise kannst Du kontrollieren, ob alle Deine Liquid-Codestücke korrekt sind und so übernommen werden können

1.5 Einstellungen Speichern

Wenn Du alle Einstellungen getätigt hast, vergiss nicht diese zu Speichern.

2. Gutschriften anpassen

2.1 Gutschriften erstellen

Setze den Haken für  "Rechnungskorrekturen für Refunds erstellen", damit in Deiner App live Retouren in Gutschriften konvertiert und nach lexoffice übermittelt werden. Ist der Haken nicht gesetzt, so werden keine Gutschriften erstellt und es findet kein Datenaustausch zwischen Shopify und lexoffice statt. 

Wichtig! Bei nicht gesetztem Haken, kannst Du alle Belege zu einem späteren Zeitpunkt mit dem nachträglichen Datenimport abrufen. Bevor Du den Import startest, ist der Haken jedoch zu setzen. 

2.2 Titel, Vor- und Nachtext anpassen

Wie auch für die Rechnungserstellung, hast Du an dieser Stelle die Möglichkeit den Titel, Vor- und Nachtext Deiner Gutschrift individuell anzupassen. Auch hier gelten globale Einstellungen, das bedeutet die angegebenen Texte werden für jede Retoure übernommen und dementsprechend auf der Gutschrift ergänzt. 

Wichtig! Dabei hast Du nicht nur die Möglichkeit einzelne Texte zu setzen, sondern diese auch noch zu personalisieren. In den entsprechenden Textfeldern kannst Du mithilfe der dynamischen Textersetzung sogenannte Platzhalter in Deinen Text einfügen, die dann bei tatsächlicher Retoure durch die jeweiligen Kundendaten ersetzt werden. Für diese Platzhalter verwenden wir dieselbe Templatesprache wie Shopify, sie nennt sich Liquid. 

Für weitere Informationen zu diesem Thema lies gerne hier in unserem Hilfeartikel zum Thema dynamische Textersetzung oder scrolle in diesem Artikel nach oben zu dem Punkt 1.4. Dort wird das Vorgehen der personalisierten Rechnungserstellung erläutert. Das Prinzip und die Felder sind äquivalent und können hier genauso angewendet werden. 

Noch eine Frage? Kein Problem! Dann kontaktiere unseren Support direkt in der lexoffice App!

Wir freue uns Auf Dich!

Dein Eshop Guide Team

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