lexware Office App: Rechnungen
Nachdem du die App installiert und aktiviert hast, solltest du die Einstellungen im Reiter "Rechnungen" individuell für dich anpassen. Hier erfährst du, welche Einstellungen es gibt und wie sie gesetzt werden können!
Inhalt:
- Allgemeine Einstellungen der Rechnungen
- Rechnungstexte personalisieren
- Dokumentenversand per E-Mail personalisieren
1. Allgemeine Einstellungen der Rechnungen
1.1 Rechnungen nach lexware Office übertragen
Dies ist quasi der Hauptschalter der App. Nur wenn dieser Haken aktiv ist, werden Rechnungen erstellt und zu lexware Office übertragen. Deaktiviere den Haken, wenn du die Erstellung pausieren möchtest.
1.2 Timing und Festschreibung
Eine Rechnung durchläuft immer drei Stadien:
- Entwurf
- Fällig
- Bezahlt
Mit der Funktion "Rechnungen sofort fällig markieren" sparst du dir einen manuellen Schritt die Rechnung vom Entwurf als fällig zu markieren.
Hinweis:
Nur Rechnungen die als fällig markiert oder bezahlt wurden, dürfen an deinen Kunden versendet werden.
Unter "Rechnungserstellungszeitpunkt" kannst du selber festlegen, wann die Rechnung erstellt werden soll:
- Sofort (bei Erstellung des Auftrags)
- Beim Ausführen des Auftrags (Fulfillment)
Wenn du den Zeitpunkt von Fulfillment auf Sofort änderst, während es noch Bestellungen gibt, die nicht ausgeführt wurden, werden für diese keine Belege erstellt, weil der Trigger für das Erstellen übersprungen wird.
Melde ich in diesem Fall gerne bei uns im Support über den Button in der App.
1.3 SKU (Stock Keeping Units) hinzufügen
Mit dieser Funktion lassen sich automatisch die in Shopify an deinen Produkten gepflegte SKU oder auch Artikelnummer genannt, auf der Rechnung hinzufügen. Die SKU wird dabei in eckigen Klammern hinter den Produkttitel geschrieben.
1.4 Liefer-/Leistungstypen
Die Anzeige der Liefer- und Leistungstypen ermöglicht es dir ein Liefer- oder Leistungsdatum oder einen Liefer- oder Leistungszeitraum auf deine Rechnungen zu ergänzen.
Anschließend kannst du die Anzahl der Tage deines Zeitraums festlegen.
Diese Einstellungen sind global und gelten dann für all deine Belege
2. Rechnungstexte personalisieren
Hier hast du die Möglichkeit einen Titel, sowie einen Vor- und Nachtext deiner Rechnung zu gestalten.
Auch hier sind es globale Einstellungen, dass bedeutet die angegebenen Texte werden für jede Bestellung übernommen und dementsprechend auf der Rechnung ergänzt
Du hast in unserer App nicht nur die Möglichkeit einzelne Texte zu setzen, sondern diese auch noch zu personalisieren. In den entsprechenden Textfeldern kannst du mithilfe der dynamischen Textersetzung sogenannte Platzhalter in deinen Text einfügen, die dann bei tatsächlicher Bestellung durch die jeweiligen Kundendaten ersetzt werden. Für diese Platzhalter verwenden wir dieselbe Templatesprache wie Shopify, sie nennt sich Liquid. Einige Platzhalter kannst du über den Button "Platzhalter" setzen lassen
Über den Button "Vorschau" kannst du dir eine Vorschau deines Textes mit den gefüllten Platzhaltern aus deiner letzten Bestellungen anzeigen lassen.
3. Dokumentenversand per E-Mail personalisieren
Versende deine Rechnungen als PDF nach Erstellen (oder ggf. mit einer Verzögerung) in lexware Office automatisch an deine Kunden. Personalisiere mithilfe der Platzhalteroption Betreff und Inhalt deiner Rechnungsmail.
Die Personalisierung der Mailtexte mit der dynamischen Textersetzung funktioniert simultan zu den Rechnungstexten, wie oben beschrieben.
Wenn du diese Funktion nutzen möchtest, dann aktiviere den Haken bei "Rechnungen und Gutschriften per E-Mail senden".
Nachdem du die Einstellungen angepasst hast, vergiss nicht auf "Speichern" zu klicken!
Noch eine Frage? Kein Problem! Kontaktiere unseren Support direkt in der lexware Office App
