Lexware Office App: Bestellungen von der Übertragung ausschließen

Nicht für jede Bestellung soll ein Beleg entstehen oder eine Mail rausgehen. Die App bietet dafür vier verschiedene Wege – je nachdem, ob du einzelne Bestellungen, einen ganzen Vertriebskanal oder nur den Mailversand ausschließen möchtest.

Übersicht: Welcher Weg passt zu dir?

Wichtig: Bei den ersten drei Wegen entsteht kein Beleg in Lexware Office. Beim vierten Weg wird der Beleg ganz normal erstellt, nur nicht an deine Kund:innen verschickt.

POS-Aufträge ausschließen

Wenn du Shopify auch im Ladengeschäft einsetzt, laufen die Kassenaufträge in deinen Shop ein und würden ebenfalls Belege erzeugen.

1. Öffne die Lexware Office App in deinem Shopify-Admin
2. Gehe zu den allgemeinen Einstellungen
3. Setze den Haken bei Point-of-Sale (POS)-Aufträgen ausschließen
4. Klicke auf Speichern

Wichtig: Eine Ladenkasse muss buchhalterisch gesondert und GoBD-konform geführt werden. Wir empfehlen deshalb dringend, diesen Haken zu aktivieren – unsere App kann diese Buchungen in Lexware Office nicht korrekt darstellen.

Einzelne Bestellungen mit Tags ausschließen

Mit Tags entscheidest du pro Bestellung, ob ein Beleg entstehen soll. Das ist der richtige Weg, wenn es um einzelne Bestellungen geht – zum Beispiel Testbestellungen, Ersatzlieferungen oder Bestellungen, die du manuell abrechnest.

1. Vergib in Shopify einen Tag an der Bestellung, zum Beispiel keinerechnung  
2. Öffne in der App den Reiter Rechnungen
3. Trage den Tag im Feld Belegerstellung mit Tags ausschließen ein und füge ihn hinzu – oder wähle einen der automatischen Vorschläge aus
4. Klicke auf Speichern

Für Bestellungen mit diesem Tag werden weder Rechnungen noch Gutschriften erstellt. Auch Mails an Endkund:innen werden zu diesen Bestellungen nicht verschickt.

Ganze Vertriebskanäle ausschließen

Verkaufst du zusätzlich über andere Kanäle – etwa einen Marktplatz, der seine Rechnungen selbst stellt – kannst du diesen Kanal komplett ausschließen, statt jede Bestellung einzeln zu taggen.

1. Öffne in der App den Reiter Rechnungen
2. Trage im Feld Weitere Vertriebskanäle den Namen des Kanals ein und füge ihn hinzu
3. Klicke auf Speichern

Alle Bestellungen aus den eingetragenen Kanälen werden von der Rechnungs- und Gutschriftserstellung ausgeschlossen und nicht an Lexware Office übertragen. Kanäle, deren Name einen der eingetragenen Begriffe enthält, werden dabei automatisch mit ausgeschlossen.

Nur den Versand ausschließen

Manchmal brauchst du den Beleg für deine Buchhaltung, deine Kund:innen sollen ihn aber nicht per Mail bekommen.

1. Vergib in Shopify einen Tag an der Bestellung
2. Öffne in der App den Reiter E-Mail
3. Trage den Tag im Feld für den Versandausschluss ein und füge ihn hinzu
4. Klicke auf Speichern

Rechnung und Gutschrift werden für diese Bestellungen ganz normal in Lexware Office erstellt – nur der automatische Mailversand entfällt.

Ausgeschlossene Bestellungen finden und doch noch übertragen

Ausgeschlossene Bestellungen sind nicht verloren. Du findest sie im Übertragungslog im Reiter Ausgeschlossen, und sie sind auch in der normalen Log-Ansicht als ausgeschlossen gekennzeichnet.

Möchtest du für eine dieser Bestellungen doch noch Belege erzeugen, klicke auf Übertragen. Du kannst dann wählen, ob Rechnung, Gutschrift, Transaktion oder eine beliebige Kombination erstellt werden soll.