sevdesk App: Allgemeine Einstellungen

Mit ein paar Klicks kannst du die App ganz nach deinen Ansprüchen einrichten. Hier erklären wir dir die Allgemeinen Einstellungen und was es mit den einzelnen Punkten genau auf sich hat.

Hinweis: In dem Video wird eine ältere Version der App gezeigt, die noch nicht alle Features enthält. Aus diesem Grund weichen die Angaben in der Textversion etwas von denen im Video ab.

Inhalt:

Bestellungen ausschließen
Angebote
Steuern
Rechnungseinstellungen
Rechnungslayout
Rechnungstexte
Dokumentenversand per E-Mail
Gutschriften
Zahlungen

1. Bestellungen ausschließen

Point-of-Sale Aufträge

Wenn Du Shopify in Deinem Ladengeschäft einsetzt, laufen die von der Kasse erfassten Aufträge ebenfalls in Deinen Shop und es werden Rechnungen dazu erstellt.

Aktivierst Du diese Funktion, so werden POS-Aufträge von der automatisierten Rechnungserstellung ausgeschlossen. Dies ist empfohlen. ✅

Wichtig!

Kassen werden buchhalterisch gesondert verbucht. Eine Ladenkasse muss viele Anforderungen erfüllen. Dies kann die App alleine nicht zu 100% abdecken, da sie nur der Erstellung und nicht der anschließenden Verwaltung der Belege dient. Es ist also ein eigener Prozess nötig.

Beispielsweise müssen Kassen separat GoBD konform geführt werden, alle Belege müssen 10 Jahre unverändert gespeichert werden und vieles mehr.

Wenn Du unter bestimmten Umständen diese Aufträge dennoch übertragen willst, deaktiviere diese Option.

Weitere Vertriebskanäle

Sollen andere Vertriebskanäle ausgeschlossen werden? Hier kannst du zusätzliche Kanäle auswählen, die von der Rechnungserstellung ausgeschlossen werden sollen. Unsere App nutzt die Quelle (source) aus den Bestelldaten, um die Kanäle zu identifizieren. Du kannst die Source in den rohen Bestelldaten einsehen, indem du eine Bestellung im Shopify-Admin Bereich aufrufst und an das Ende der URL ".json" anhängst. In der Datei kannst du dann nach "source" suchen und erhältst den relevanten Eintrag.

2. Angebote

Aktiviere diesen Haken, wenn du durch unsere App Angebote in sevdesk erstellen lassen möchtest.

Hinweis: Wenn du die Angebotserstellung zeitgleich mit der Rechnungserstellung aktivierst, achte darauf, dass du die Angebote im weiteren Verarbeitungsschritt nicht in Rechnungen überführst. Ansonsten wird eine Rechnung durch unsere App erstellt und im nachhinein eine weitere aus dem Angebot und es kommt zu Dopplungen.

3. Steuern

Kleinunternehmer:in

Setze diesen Haken, wenn Du Kleinunternehmer:in bist. Das war's. 😜

Steuerfreie Rechnungen

Grundsätzlich ist es so, dass wenn eine steuerfreie Rechnung produziert wird, braucht es einen Grund. Dieser Grund muss bei jedem steuerfreien Beleg direkt gemeldet werden in Form eines kurzen Zusatzes und dem entsprechenden rechtlichen Verweis.

Diese Einstellung hilft Dir dabei diesen Prozess zu automatisieren. Für mehr dazu lies gerne hier.

Kurz:

Die App registriert eine steuerfreie Bestellung und möchte eine Rechnung erstellen
Sie prüft aus welchem Land die Rechnung stammt (Inland, EU-Ausland oder Drittland)
Und ergänzt den von Dir gewählten Zusatz auf die Rechnung
Fertig 🥳

OSS-Einstellungen

Auch OSS-Regelungen müssen auf Deinen Rechnungen ausgewiesen werden. Und damit Du das nicht immer manuell nacharbeiten musst, erledigt die App das automatisch! 🤩

Setze den Haken und die App wird automatisch OSS-Regelungen erstellen und den Rechnungen zuordnen.

Für weitere Infos siehe hier.

4. Rechnungseinstellungen

Rechnungserstellung aktivieren

Dies ist der Hauptschalter der App. Ist die Option aktiviert, werden zu eingehenden Shopify Bestellungen automatisch Rechnungen in sevdesk erstellt.

Rechnungen fällig markieren

Ist dieser Haken gesetzt, so werden die Rechnungen in sevdesk nicht als Entwurf, sondern bereits fällig angelegt.

Lieferdatum bei Fullfilment aktualisieren

Ist diese Option aktiviert, so wird das Lieferdatum bei Fullfillment aktualisiert.

Aufträge mit Summe 0€ ausschließen

Dieser Haken sorgt dafür, dass keine Rechnungen für 0€ - Bestellungen erstellt werden.

Rechnungslink an Shopify Benachrichtigung anhängen

Ist diese Funktion aktiviert, so wird ein Rechnungslink freigeschalten, den Du an eine bereits bestehende Shopify Benachrichtigung anhängen kannst. So können sich Deine Kunden beispielsweise in der Versandbestätigung ihre Rechnung herunterladen und benötigen keine separate Rechnungsmail. Für eine genaue Anleitung, wo der Link platziert werden muss, schaue hier.

Bitte vergiss nicht die Einstellungen zu speichern!

5. Rechnungslayout

Wähle hier ein Layout und ein Briefpapier aus Deinem sevdesk Account. Du kannst auch eigene Briefpapiere hochladen oder in Kooperation mit sevdesk ein personalisiertes Layout erstellen. Diese können dann in der App ausgewählt werden.

6. Rechnungstexte

Um Deine Rechnung zu personalisieren, hast Du die Möglichkeit den Titel, Vor- und Nachtext Deiner Rechnungen anzupassen. Verfasse hier einen statischen oder dynamischen Text, welcher auf jede Rechnung abgedruckt wird.

Um dynamische Bausteine zu ergänzen, wie den Namen Deines Kunden oder die Shopify Auftragsnummer verwende die dynamische Textersetzung.

Produkt SKUs in den Positionen ergänzen

Ist diese Funktion aktiviert, so werden in den Rechnungen unter den Produkttiteln die SKU-Nummern Deiner Produktvarianten abgedruckt.

7. Dokumentenversand per E-Mail

Setze den Haken, wenn Du möchtest, dass die erstellten Rechnungen automatisch an Deine Kunden versendet werden.

Der Betreff und der Inhalt der Rechnungsmail können ebenfalls hier angepasst werden. Die dynamische Textersetzung funktioniert analog zu den Rechnungsinhalten.

Ist der Dokumentenversand aktiviert, so werden die Rechnungen automatisch fällig markiert, da keine Rechnungen im Entwurfsstatus versendet werden dürfen.

8. Gutschriften

Die Einstellungen der Gutschriften werden nach demselben Prinzip wie die Rechnungseinstellungen vorgenommen. Dennoch kannst Du frei entscheiden, ob für Deine Gutschriften andere Regeln, Layouts oder Texte gelten sollen. 😊

9. Zahlungen

Die Synchronisation von Zahlungsdaten ermöglicht es Dir passend zu Deinen Rechnungen Zahlungen zu erzeugen und diese passend zu verbuchen. Für mehr Informationen dazu siehe gerne hier.

Noch eine Frage? Kein Problem! Kontaktiere unseren Support direkt in der sevdesk App oder per E-Mail

Wir freuen uns auf Dich!