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lexoffice Integration: Synchronisation von Zahlungsdaten
Rechnungen erstellen, personalisieren und verschicken ist alt bekannt, aber wie funktioniert die automatische Verbuchung? Mit der lexoffice Integration hast Du die Möglichkeit alle Deine Belege automatisiert einem Konto zuordnen zu lassen. Interessiert? Dann lies weiter!
Inhalt:
- Synchronisation von Zahlungsdaten - Allgemein
- Shopify Transaktionsgebühren verbuchen
- Shopify Sammelauszahlung verbuchen
1. Synchronisation von Zahlungsdaten Allgemein
- Navigiere in die "Einstellungen" der App und klicke dann auf "Zahlungen"
Aktiviere "Zahlungsdaten synchronisieren"
Nun werden Transferkonten - zu den unten gewählten Zahlarten - in lexoffice erstellt
Aktiviere "Zahlungszuordnungsvorschläge erstellen"
Dadurch erhältst du Vorschläge zur Verknüpfung der Zahlung mit den Belegen in lexoffice
- Wähle die "Transferkonten" - Zahlarten - die synchronisiert werden sollen
- Einstellungen speichern nicht vergessen
NICE TO KNOW: Shopify Payments und Shop Pay ist nicht dasselbe!
Für Shopify Payments kannst Du die einzelnen Zahlarten separat auswählen, z.B. Kreditkarte, Apple Pay, etc.
PayPal: Da lexoffice PayPal Transaktionen selbst nativ importieren kann, kann dieses Transferkonto vorerst nicht aktiviert werden, um doppelte Umsätze in Deinem lexoffice Account zu vermeiden.
In lexoffice musst Du die Zuordnungsvorschläge in regelmäßigen Abständen akzeptieren, da lexoffice mit dem Zwei-Augen-Prinzip arbeitet.
- Navigiere in lexoffice zu "Finanzen" dann "Bank" und "Zuordnungsvorschläge"
- Prüfe kurz alle Zuordnungen
- Bestätige alle auf einmal mit "Zuordnungsvorschläge übernehmen"
2. Shopify Transaktionsgebühren verbuchen
Die Transaktionsgebühren der Zahlungen die Shopify abwickelt, wurden bereits von der Sammelauszahlung abgezogen. Allerdings sind dies Ausgaben die Du verbuchen solltest.
- Downloade den Transaktionsgebührenbescheid unter "Einstellungen", "Zahlungen" und dann "Auszahlungen anzeigen"
Erstelle dann eine Excel Datei mit folgendem Inhalt:
Vorlage für CSV-Importdatei - Speichere diese Datei nun im csv-Format ab.
- Navigiere in lexoffice zu "Finanzen" und "Bank"
Klicke auf die 3 Punkte in der oberen Leiste und erstelle ein neues Offline Konto
Bei einem Offline Konto handelt es sich um ein virtuell angebundenes Konto, Bankname, IBAN und BIC sollten nicht gefüllt werden.
Tipp: Bei dem Erstellen eines neuen Kontos wirst Du nach Deiner Bank gefragt. Wenn Du dort nichts eingibst, ist der Button "Bank anbinden" gesperrt. Tippe am Besten einen Buchstaben an und lösche diesen wieder, danach ist der Button klickbar.
Offline Konto erstellen lexoffice - Klicke beim neuen Gebührenkonto auf die drei Punkte und auf "Umsätze importieren via CSV"
- Importiere die erstelle CSV-Datei und überprüfe die Zuordnung der Spaltentitel in lexoffice
- Klicke auf "Jetzt importieren"
Beachte: Es kann sein, das dir angezeigt wird, dass ein Umsatz nicht importiert werden konnte. Das liegt an den Spaltentiteln, die natürlich keinen Umsatz darstellen.
Diese Meldung kannst du also ignorieren
- Klicke nun auf den Umsatz und auf "neuen Beleg erfassen und zuordnen" und lade den Transaktionsgebührenbescheid von Shopify hoch
- Wähle einen Lieferanten aus, z.B. den Sammellieferant
- Wähle bei Art der Ausgabe "Fremdleistung § 13b" aus und klicke auf "Speichern und Zuordnen"
- Yuhuu du bist fertig 🥳
3. Shopify Sammelauszahlung verbuchen
Du erhältst in regelmäßigen Abständen von Shopify eine Sammauszahlung Deiner Einnahmen. In lexoffice erhältst Du in diesem Fall eine Transaktion, die nicht oder nur schwer einzelnen Belegen zugeordnet werden kann. Durch die Synchronisation der Zahlungsdaten in der App können zumindest die Belege ordnungsgemäß mit Einzelzahlungen verbucht werden, aber es bleibt nach wie vor die große Sammelzahlung. In diesem Artikel geht es darum diese zu adressieren.
Die Shopify Sammelzahlung ist die Summe aller Einzelzahlungen, welche die App bereits erzeugt und den einzelnen Belegen zugeordnet hat. Wir nutzen diese Tatsache und kategorisieren die große Zahlung als Geldtransit in viele kleine Zahlungen. So wird die Zahlung quasi von Deinem Girokonto auf die verschiedenen offline Konten transferiert und dort eben verbucht. Wo allerdings ein Geldeingang ist, muss auch ein Geldausgang sein, um diesen Transit zu vervollständigen. Damit die Zahlung also rund verbucht werden kann, führe folgende Schritte aus:
- Öffne lexoffice und navigiere zu "Finanzen" und "Bank"
Klicke auf die 3 Punkte in der oberen Leiste und erstelle ein neues Offline Konto
Bei einem Offline Konto handelt es sich um ein virtuell angebundenes Konto, Bankname, IBAN und BIC sollten nicht gefüllt werden.
Tipp: Bei dem Erstellen eines neuen Kontos wirst Du nach Deiner Bank gefragt. Wenn Du dort nichts eingibst, ist der Button "Bank anbinden" gesperrt. Tippe am Besten einen Buchstaben an und lösche diesen wieder, danach ist der Button klickbar.
Offline Konto erstellen lexoffice - Suche die Sammelauszahlung von Shopify / Stripe in Deinen Umsätzen
Verbuche sie ohne Beleg als Geldtransit
Shopify Sammelauszahlung als Geldtransit verbuchen Erstelle dann eine Excel Datei mit folgendem Inhalt:
Vorlage CSV-Importdatei Der Betrag entspricht dabei dem negativen Betrag der Sammelzahlung!
- Speichere diese Datei nun im csv-Format ab.
- Klicke bei dem neuen Gebührenkonto auf die drei Punkte und auf "Umsätze importieren via CSV"
- Importiere die erstelle CSV-Datei und überprüfe die Zuordnung der Spaltentitel in lexoffice
Klicke auf "Jetzt importieren"
Zahlung importieren via csv Datei - Verbuche den neuen negativen Umsatz ebenfalls als Geldtransit
- Yuhuu du bist fertig 🥳
Noch eine Frage? Kein Problem! Kontaktiere unseren Support direkt in der lexoffice App
