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sevDesk Integration: Rechnungen
Rechnungen
Wenn du auf Einstellungen klickst, siehst du rechts das Feld Rechnungen. Wir geben dir hier alle relevanten Informationen
Nun kannst du an folgenden Stellen die Checkboxes aktivieren. Wir erklären dir hier, was die einzelnen Funktionen zu bedeuten haben.
Rechnungen erstellen
Dies ist der Hauptschalter der App. Ist die Option aktiviert, werden zu eingehenden Shopify Bestellungen automatisch Rechnungen in sevDesk erstellt.
Lieferdatum der Rechnung setzen
Ist diese Option aktiviert, wird die sevDesk Rechnung um das Lieferdatum ergänzt, sobald die Shopify Bestellung ausgeführt wurde.
Null-Wert Rechnungen ausschließen
Hast du hin und wieder Aufträge mit 0€ Summe (Aktionen o.Ä.)? Wenn du diese Option aktivierst, werden aus 0€ Aufträgen keine Rechnungen erstellt.
Rechnungen sofort fällig markieren (und ggf. versenden)
Rechnungen werden fällig markiert, sobald die Bestellung als ausgeführt oder bezahlt markiert wurde. Dieser Haken erlaubt es dieses Verhalten zu überschreiben und Rechnungen umgehend als fällig zu markieren.
Rechnungserstellung
Nachdem du die Checkboxes gesetzt hast, kannst du nun die Texte deiner Rechnung erstellen.
Hier wird dir erklärt, wie du die Texte erstellen kannst. Die rot umkreisten Ziffern sind die relevanten Stellen.
Setzt du ein Häkchen bei Produkt SKUs in Positionstexten (4), werden die Varianten SKUs (Stock Keeping Units/Artikelnummern) aus Shopify pro Zeile mit auf die Rechnung geschrieben.
Hier haben wir ein Beispiel für deinen Vor- und Nachtext.
Wichtig! Der Titel der Rechnung darf maximal 25 Zeichen lang sein. Die Übersetzung der dynamischen Textbausteine werden als Zeichen gezählt.
Wie du siehst haben wir hier schon ein Beispiel für dich im Textfeld hinzugefügt. Die doppelt geschweiften Klammern sind dynamisch.
Hier in unserem Beispiel wird in der Rechnung der Vorname des Kunden (firstname billing address) und der Nachname des Kunden (lastname billing address) erscheinen.
Mit {{name}} kannst du die jeweilige Auftragsnummer in der Rechnung erwähnen.
Das sind nur Beispiele, um dir zu zeigen, welche Möglichkeiten du in der Gestaltung deiner Rechnung hast. Unser Beispiel kannst du gerne per Copy Paste übernehmen:
Hallo {{billing_address.first_name} {{billing_address.last_name}}},
Vielen Dank für Ihre Bestellung im XY Online-Shop.
Sie erhalten heute Ihre Rechnung über die folgende Positionen zu Auftrag {{name}}.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den von Ihnen gekauften Artikeln.
Solltest du deine Rechnung individueller gestallten wollen, kannst du unsere dynamische Textersetzung in Verbindung mit den Auftragseigenschaften nutzen.
Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum setzen oder ausblenden:
In unserer App hast du die Möglichkeit das Lieferdatum oder den Leistungszeitraum individuell zu setzen. Wie du die Einstellungen setzt, erfährst du in diesem Artikel.
Anschließend hast du die Möglichkeit Zahlen in die vorgegebenen Felder einzutragen.
Wie du an den nachfolgenden Screenshots erkennen kannst, kannst du bei Auswahl von "Lieferdatum" einen Wert eintragen. Bei Auswahl von "Leistungszeitraum" kannst du zwei Werte eintragen (Anfangsdatum und Enddatum).
So sieht die entsprechende Rechnung dann bei einem Lieferdatum aus:
und so bei einem Leistungszeitraum:
Wichtig! Speichere deine Einstellungen IMMER ab.
Entsprechend würde deine Rechnung folgendermaßen aussehen:
Unter Weitere Aktionen kannst du die Rechnungen direkt ansehen und musst nicht in sevdesk nachschauen.
Rechnungsmail
Im unteren Teil hast du die Möglichkeit den Kunden automatisch die Rechnung zuzusenden, indem du das Häkchen an entsprechender Stelle (1) setzt. Außerdem kannst du den Betreff und den Inhalt der Rechnungsemail setzen. Mit <br> kannst du Zeilenumbrüche setzen. (3) Wichtig ist hier, dass du die Bestellung des Kunden als ausgeführt markieren musst, damit eine automatische Rechnung versendet wird.
Setzt du ein Häkchen bei Steuerfrei-Kennzeichnung des Kunden benutzen (4), setzt die Schnittstelle automatisch die Steuerart (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Europäische Union), Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (außerhalb EU, z.B. Schweiz)) der Rechnung, abhänging vom Land des Rechnungsempfängers. Achtung: Du selbst bist dafür verantwortlich die entsprechenden Kunden in Shopify als steuerbefreit zu markieren.
