Lexware Office App: Handling von Mehrzweckgutscheinen

Du verkaufst in deinem Shopify-Shop Geschenkgutscheine und löst sie später ein. Hier erklären wir dir, was unsere App technisch macht, wenn ein Gutschein gekauft oder eingelöst wird, wie du Shopify dafür korrekt einstellst – und was du in Abstimmung mit deinem Steuerberater selbst regeln musst.

Wichtig vorab: Unsere App kann Gutscheine in Lexware Office technisch nicht so abbilden, wie es bei Einzweck- vs. Mehrzweckgutscheinen (§ 3 Abs. 13–15 UStG) steuerlich ideal wäre. Wir sind an die Möglichkeiten der Lexware-Office-Schnittstelle und die Daten aus Shopify gebunden.

So verhält sich unsere App technisch

Beim Kauf eines Gutscheins in Shopify wird der Gutschein in Lexware Office wie ein „normales“ Produkt behandelt:

• Es wird eine reguläre Rechnung in Lexware Office erzeugt.
• Der Kauf wird als Umsatz gebucht.
• Steuersatz und Konto richten sich nach deinen Steuer- und Erlöskonto-Einstellungen sowie den in Shopify hinterlegten Steuersätzen, die wir unverändert übernehmen.
• Da Shopify bei Gutscheinprodukten immer 0 % ausweist, wird die Rechnung entsprechend mit 0 % USt. erstellt.

Unsere App hat keine eigene Gutschein-Logik und unterscheidet technisch nicht zwischen einem Gutschein und einem anderen Artikel. Ein spezielles Verbindlichkeitsdokument für den Gutscheinverkauf wird nicht erzeugt.

Wenn der Gutschein später als Zahlungsmittel eingesetzt wird und der Kunde Produkte bestellt:

• Es wird eine Rechnung über den vollen Brutto-Warenwert der Bestellung in Lexware Office erstellt.
• Diese Rechnung wird nicht um den Gutscheinbetrag gemindert – damit die Umsatzsteuer auf den vollen Warenwert korrekt ausgewiesen wird.
• Der Gutscheinbetrag taucht in Shopify nicht als Rabatt, sondern als Zahlung auf (Gateway gift_card   ).

Daraus ergibt sich der Punkt, den deine Steuerberatung kennen muss: Der Betrag wird in Lexware Office zweimal als Umsatz sichtbar – einmal beim Verkauf des Gutscheins (mit 0 %) und einmal bei der Einlösung (mit dem regulären Steuersatz). Steuerlich korrekt ist nur die zweite Erfassung. Die erste Rechnung müsste eigentlich als Verbindlichkeit (erhaltene Anzahlung) statt als Erlös geführt und bei Einlösung aufgelöst werden.

Diese Umbuchung nimmt unsere App nicht automatisch vor. Sie muss in Lexware Office manuell erfolgen – so, wie du es mit deinem Steuerberater abstimmst.

Die richtigen Einstellungen in Shopify

Damit die Belege sauber in Lexware Office ankommen, prüfe die folgenden Punkte. Sie kosten dich einmalig ca. 10 Minuten und ersparen dir später Korrekturen.

Schritt 1: Das Gutscheinprodukt korrekt anlegen

Lege Gutscheine immer über den dafür vorgesehenen Weg an:

Shopify-Adminbereich → Produkte → Gutscheine → Geschenkgutscheinprodukt hinzufügen

Schritt 2: Steuereinstellung am Gutscheinprodukt

Du musst hier nichts einstellen – und du kannst es auch nicht.

Bei nativen Gutscheinprodukten gibt es das Feld „Steuern für dieses Produkt berechnen" nicht bzw. es lässt sich nicht aktivieren. Shopify weist Gutschein-Positionen immer mit 0 % aus. Es wird auch keine tax_line   an unsere App übergeben – wir können also gar nichts anderes übertragen als 0 %.

Schritt 3: Die allgemeinen Steuereinstellungen deines Shops prüfen

Die Einstellungen am Gutschein selbst sind zwar fix – die Einstellungen für die Einlösung aber nicht. Denn dort entsteht die Umsatzsteuer.

Shopify Adminbereich → Einstellungen → Steuern und Zollgebühren

Prüfe, dass deine Registrierung (Kleinunternehmer / deutsche Umsatzsteuer / OSS) korrekt hinterlegt ist. Wie das im Detail geht, steht in unserem Artikel Deine Steuereinstellungen korrekt setzen.

Schritt 4: Versandeinstellungen prüfen

Gutschein-Positionen werden bei der Versandkostenberechnung nicht berücksichtigt. Kauft jemand ausschließlich einen Gutschein, sollten also keine Versandkosten anfallen.

Prüfe trotzdem in Einstellungen → Versand und Zustellung, ob dein Gutscheinprodukt versehentlich in einem Versandprofil mit Pauschalbetrag liegt. Andernfalls landet eine Versandposition auf einer Rechnung, die eigentlich nur einen Gutschein enthält – und die ist dann steuerlich schwer einzuordnen.

Schritt 5: Versand des Gutscheins und Rechnungszeitpunkt festlegen

Prüfe, wie du den Gutschein versenden möchtest:

Die Einstellung dazu setzt du im Shopify Adminbereich → Einstellungen → Allgemein → Bestellabwicklung

Wie unsere App dich unterstützen kann:

Liquid-Hinweis auf der Rechnung

Damit du und dein Steuerberater nachvollziehen können, welche Rechnungen mit einem Gutschein bezahlt wurden, kannst du in deine Rechnungs-Nachtext-Vorlage einen Liquid-Code einfügen. Dieser wird automatisch angezeigt, sobald eine Bestellung ganz oder teilweise mit einem Gutschein bezahlt wurde:

{% for transaction in order_transactions %}
{% if transaction.gateway == "gift_card" %}
Die Rechnung wurde vollständig oder teilweise mit einem Gutschein bezahlt.
Gutscheinwert: {{ transaction.amount }} {{ transaction.currency }}
{% endif %}
{% endfor %}

Den Liquid-Code hinterlegst du in den App-Einstellungen unter dem entsprechenden Nachtext-Feld. Eine genaue Anleitung dazu findest du in unserer Liquid-Dokumentation.

So bleiben Gutschein-Einlösungen in Lexware Office auf einen Blick erkennbar – auch wenn die buchhalterische Korrektur weiterhin bei dir bzw. deinem Steuerberater liegt.