sevdesk App einrichten
Willkommen bei der sevdesk App für Shopify von Eshop Guide! Dieser Guide führt dich Schritt für Schritt durch die Installation und vollständige Einrichtung der App – von der Installation bis zur ersten automatisch erstellten Rechnung.
Inhaltsübersicht
Schritt 3: Verbindung mit sevdesk herstellen
Schritt 4: Allgemeine Einstellungen vornehmen
Schritt 5: Rechnungseinstellungen konfigurieren
Schritt 6: Zahlungen synchronisieren
Schritt 7: E-Rechnung einrichten (optional)
Häufige Fragen & Troubleshooting
Was ist die sevdesk App?
Die sevdesk App ist eine Shopify-Integration, die deine Shopify-Bestellungen automatisch mit deinem sevdesk-Buchhaltungskonto verbindet. Sie erstellt vollautomatisch Rechnungen und Gutschriften zu jeder Bestellung und entlastet dich so von manueller Buchhaltungsarbeit.
Wichtig: Die sevdesk App und sevdesk selbst sind zwei separate Produkte. Die App ist die Brücke zwischen deinem Shopify-Shop und dem sevdesk-Buchhaltungssystem. Du benötigst sowohl ein aktives Shopify-Abo als auch ein aktives sevdesk-Abo.
Schritt 1: App installieren
Bevor du die sevdesk App installierst, stelle sicher, dass du folgendes hast:
- Einen aktiven Shopify-Shop (auch in der Testphase nutzbar)
- Einen aktiven sevdesk-Account
Die sevdesk App kann wie jede andere Shopify-App direkt im Shopify App Store installiert werden. Öffne den App Store, suche nach "sevdesk" und klicke auf "Installieren". Du wirst automatisch zu deinem Shopify-Admin weitergeleitet, um die Installation zu bestätigen.
Hinweis zur Testphase: Du kannst die sevdesk App auch dann testen, wenn du dich noch in der kostenlosen Shopify-Testphase befindest. Nach der Installation hast du 14 Tage Zeit, die App kostenlos zu testen. Deinstallierst du die App vor Ablauf der 14 Tage, fallen keine Kosten an.
Schritt 2: Plan auswählen
Nach der Installation musst du einen Plan aktivieren und die Zahlung akzeptieren, um die App nutzen zu können. Die sevdesk App bietet folgende Pläne an:
- Standard (€ 11,49 / Monat oder € 120 / Jahr)
- Premium (€ 22,99 / Monat oder € 240 / Jahr)
- Developer (Kostenlos): Nur für nicht-aktive Developer Shops verfügbar.
👉🏼 Weitere Informationen zu den Bestandteilen der Pläne findest du hier.
Die Abrechnung erfolgt über Shopify. Alle Pläne können monatlich (bei monatlicher Abrechnung) bzw. jährlich (bei Jahresabrechnung) gekündigt werden.
Schritt 3: Verbindung mit sevdesk herstellen
Um die App mit deinem sevdesk-Account zu verknüpfen, benötigst du einen API-Token aus sevdesk. Gehe dabei wie folgt vor:
- Öffne deinen sevdesk-Account und logge dich ein.
- Navigiere zu Einstellungen > Benutzer.
- Wähle den Benutzer aus, der mit der App verbunden werden soll.
- Klicke auf "Einblenden" und bestätige dein Passwort.
- Kopiere den angezeigten API-Token.
- Füge den Token in der sevdesk App in das entsprechende Feld ein und klicke auf "Verbinden".
Hinweis: Sollte die Verbindung nicht hergestellt werden können, prüfe ob du den aktuellsten Google Chrome Browser verwendest. Shopify empfiehlt generell die Nutzung der aktuellsten Chrome-Version.
Neuen Benutzer in sevdesk anlegen: Um einen speziellen Benutzer für die App-Verbindung anzulegen, gehe in sevdesk zu Einstellungen, dann zu Benutzer, und klicke oben rechts auf "Benutzer anlegen". Lege den Benutzer als Typ Administrator an – du erhältst dann einen API-Key, den du in der App eintragen kannst. Dieser Benutzer erscheint auf den Rechnungen als Ansprechpartner.
Bitte beachte, dass das Anlegen eines neuen Benutzers bei sevdesk kostenpflichtig ist.
Schritt 4: Allgemeine Einstellungen vornehmen
Nach der Verbindung konfigurierst du die App über die Allgemeinen Einstellungen. Hier findest du alle wichtigen Optionen im Überblick:
Bestellungen ausschließen (Premium-Feature)
Point-of-Sale (POS) Aufträge: Wenn du Shopify in einem Ladengeschäft einsetzt, empfehlen wir, POS-Aufträge von der automatischen Rechnungserstellung auszuschließen. Kassen müssen buchhalterisch gesondert und GoBD-konform verwaltet werden.
Weitere Vertriebskanäle: Du kannst zusätzliche Vertriebskanäle ausschließen. Die App identifiziert die Kanäle über die "source" in den rohen Bestelldaten.
Angebote (Premium-Feature)
Aktiviere diese Option, wenn du neben Rechnungen auch Angebote in sevdesk erstellen lassen möchtest. Achtung: Aktiviere nicht gleichzeitig Angebots- und Rechnungserstellung, ohne sicherzustellen, dass die Angebote nicht zusätzlich in Rechnungen überführt werden – das würde zu Doppelrechnungen führen.
Steuern
Kleinunternehmer:in: Setze diesen Haken, wenn du als Kleinunternehmer:in tätig bist.
Steuerfreie Rechnungen: Die App kann automatisch den passenden Steuerhinweis auf steuerfreien Rechnungen ergänzen – je nach Herkunftsland (Inland, EU-Ausland, Drittland).
OSS-Einstellungen: Für den One-Stop-Shop sind entsprechende Regelungen gesetzlich vorgeschrieben. Aktiviere diesen Haken, damit die App OSS-Regelungen automatisch erstellt und den Rechnungen zuordnet.
Schritt 5: Rechnungseinstellungen konfigurieren
Rechnungserstellung
Rechnungserstellung aktivieren: Dies ist der Hauptschalter der App. Ist er aktiviert, werden zu eingehenden Shopify-Bestellungen automatisch Rechnungen in sevdesk erstellt.
Rechnungen fällig markieren: Wenn aktiviert, werden Rechnungen direkt als fällig angelegt – nicht als Entwurf. Wenn du Rechnungen per E-Mail versenden möchtest, ist diese Option Pflicht, da Rechnungen im Entwurfsstatus nicht versendet werden können.
Lieferdatum bei Fulfillment aktualisieren: Aktualisiert automatisch das Lieferdatum auf der Rechnung, sobald die Bestellung erfüllt wird.
Aufträge mit Summe 0 € ausschließen: Verhindert die Erstellung von Rechnungen für kostenfreie Bestellungen.
Rechnungslayout (Premium-Feature)
Wähle ein Layout und ein Briefpapier aus deinem sevdesk-Account. Du kannst eigene Briefpapiere hochladen oder in Kooperation mit sevdesk ein personalisiertes Layout erstellen.
Rechnungstexte
Passe Titel, Vor- und Nachtext deiner Rechnungen an. Du kannst statische Texte oder dynamische Bausteine verwenden (z. B. Kundenname, Shopify-Auftragsnummer). Für einen Zeilenumbruch in den Textfeldern gibst du \n ein.
Produkt-SKUs in den Positionen: Wenn aktiviert, werden unter den Produkttiteln die SKU-Nummern der Produktvarianten abgedruckt.
Rechnungslink in Shopify-Benachrichtigungen
Du kannst einen Rechnungslink freischalten, der an eine bestehende Shopify-Benachrichtigung (z. B. Versandbestätigung) angehängt wird. Deine Kunden können so ihre Rechnung direkt herunterladen, ohne eine separate Rechnungsmail zu erhalten.
Dokumentenversand per E-Mail
Wenn aktiviert, werden Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden versendet. Betreff und Inhalt der Rechnungsmail sind anpassbar. Dynamische Textersetzung funktioniert hier analog zu den Rechnungsinhalten.
Gutschriften
Gutschriften werden nach denselben Prinzipien wie Rechnungen konfiguriert. Du kannst aber für Gutschriften abweichende Layouts, Texte und Regeln festlegen.
Belege in anderen Sprachen
Ja, du kannst Belege in einer anderen Sprache (z. B. Englisch) erstellen. Die Spracheinstellung wird direkt in sevdesk vorgenommen und gilt dann auch für die von der App erstellten Belege.
Schritt 6: Zahlungen synchronisieren
Die Synchronisation von Zahlungsdaten ermöglicht es dir, passend zu deinen Rechnungen automatisch Zahlungen in sevdesk zu erzeugen und korrekt zu verbuchen. Aktiviere diese Funktion in den App-Einstellungen unter dem Bereich Zahlungen.
👉🏼 Hinweis: Wenn das sevdesk-Standardkonto für Zahlungen nicht gefunden wird, prüfe in sevdesk, ob ein Standard-Zahlungskonto hinterlegt ist. Navigiere in sevdesk zu Einstellungen > Finanzen und stelle sicher, dass ein Standardkonto für Zahlungen festgelegt ist.
Schritt 7: E-Rechnung einrichten (optional)
Die sevdesk App unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen für B2B-Kunden. E-Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate, die für bestimmte Geschäftskunden verpflichtend werden. Aktiviere die E-Rechnung-Funktion in den Einstellungen der App, wenn du diese benötigst.
👉🏼 Wichtig: E-Rechnungen werden nur für Bestellungen von Geschäftskunden (B2B) erstellt. Prüfe, ob die Kundendaten in sevdesk vollständig und korrekt hinterlegt sind, insbesondere die Umsatzsteuer-ID (VAT-ID). Diese muss im richtigen Format hinterlegt sein – achte auf das korrekte Länderformat der Umsatzsteueridentifikationsnummer.
Häufige Fragen & Troubleshooting
Meine Belege werden nur als Entwurf angelegt – warum?
Wenn Rechnungen nur als Entwurf angelegt werden, ist die Option "Rechnungen fällig markieren" in den Einstellungen deaktiviert. Aktiviere diese Option, damit Rechnungen direkt als fällig erstellt werden. Beachte: Für den automatischen E-Mail-Versand von Rechnungen muss diese Option aktiviert sein.
Fehlermeldung "Fehlender Kundenkontakt"
Diese Fehlermeldung erscheint, wenn die App keinen passenden Kundenkontakt in sevdesk finden oder anlegen kann. Mögliche Ursachen und Lösungen:
- E-Mail-Adresse fehlt: Die Bestellung enthält keine E-Mail des Kunden.
- Kein Kontakt vorhanden: Lege den Kundenkontakt manuell in sevdesk an. Die E-Mail-Adresse muss exakt mit der Bestellungs-E-Mail übereinstimmen.
- Automatisches Anlegen aktivieren: Gehe in der App zu Einstellungen → Integrationen → sevdesk und aktiviere "Kundenkontakte automatisch anlegen".
- Doppelte Kontakte: Prüfe auf doppelte Kontakteinträge in sevdesk und bereinige diese.
Nach der Korrektur kannst du den Import der betroffenen Transaktion in der App erneut anstoßen.
Verbindung ist getrennt
Wenn die Verbindung zwischen Shopify und sevdesk unterbrochen wird, stelle sie erneut her: Öffne deinen sevdesk-Account, navigiere zu Einstellungen > Benutzer, wähle den verbundenen Benutzer, klicke auf "Einblenden", bestätige dein Passwort und kopiere den Token. Füge ihn dann in der App ein und klicke auf "Verbinden".
Falsche Steuersätze auf Rechnungen
Wenn falsche Steuersätze angezeigt werden, prüfe die Steuereinstellungen in der App sowie in sevdesk. Stelle sicher, dass die Steuerregeln korrekt konfiguriert sind und mit deinen Shopify-Steuereinstellungen übereinstimmen. Für mehr Informationen zur Fehlerbehebung bei Steuereinstellungen lies den entsprechenden Hilfeartikel.
Rechnungen können nicht aus der Bestellansicht gedruckt werden
Das Drucken von Rechnungen ist direkt aus der Shopify-Bestellansicht nicht möglich. Die Rechnungen werden in sevdesk erstellt und können dort heruntergeladen oder gedruckt werden. Alternativ kannst du den Rechnungslink in den Shopify-Benachrichtigungen aktivieren.
Mehrere Shops verbinden
Ja, du hast die Möglichkeit, mehrere Shopify-Shops mit sevdesk zu verbinden. Installiere die App in jedem Shop und verbinde jeden Shop separat mit deinem sevdesk-Account. Beachte, dass das Rechnungslayout für verschiedene Shops nur im Premium-Plan individuell wählbar ist.
Transaktionsgebühren verbuchen
Transaktionsgebühren von Shopify werden nicht automatisch von der App erfasst. Du kannst sie manuell in sevdesk verbuchen oder die entsprechenden Einstellungen in der App für eine automatische Verbuchung prüfen.
Kostenloser Versand wird nicht abgebildet
Wenn kostenloser Versand nicht mehr auf den Rechnungen erscheint, prüfe die Einstellungen zur Versandsteuerberechnung (Shopify Tax & anteilige Versandsteuerberechnung) in der App.
Noch eine Frage? Kein Problem! Kontaktiere unseren Support direkt in der sevdesk App oder per E-Mail
Wir freuen uns auf Dich!