.png)
sevDesk Integration: Rechnungslayout
Dein Rechnungslayout ist langweilig und nichts sagend? Kein Problem in diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du mit kleinen Änderungen Deine Rechnungen aufpeppen kannst. Und das Beste Du muss nur einmal die richtigen Einstellungen setzen und wir erledigen den Rest!
Inhalt:
1. Briefpapier vs. Layout - Wo liegt der Unterschied?
2. Briefpapier und Rechnungslayout innerhalb der App setzen
3. Verschiedene Layouts für unterschiedliche Shops setzen - ist das möglich?
4. Rechnungslayout innerhalb von sevDesk hinzufügen
5. Rechnungstexte personalisieren mit der dynamischen Textersetzung
1. Briefpapier vs. Rechnungslayout - Wo liegt der Unterschied?
Briefpapier:
Das Briefpapier ist gewissermaßen das Hintergrundbild Deiner Rechnungen und Gutschriften und verleiht Ihnen einen individuellen Touch. Hier kannst Du farbliche Ausgestaltungen vornehmen, eine Wasserzeichen oder ein Logo hinterlegen, sowie mehrere Kontodaten in die Fußzeile ergänzen.
Rechnungslayout:
Das Rechnungslayout bestimmt den Aufbau und den Inhalt Deiner Rechnungen und Gutschriften. Hier werden die tabellarischen Einstellungen konfiguriert, Positionen der einzelnen Bausteine verändert und optische Anpassungen, sowie Absatz, Schriftart und Schriftfarbe individualisiert. Das Rechnungslayout kannst Du Dir also als eine Schablone vorstellen, die auf Dein Briefpapier gelegt wird, so existieren diese beiden Dinge getrennt voneinander und beeinflussen sich nicht. Weitere Informationen zu diesem Thema findest Du hier.
2. Briefpapier und Rechnungslayout innerhalb der sevDesk Integrations App setzen
- Öffne die sevDesk Integrations App
- Klicke auf den Reiter Einstellungen
- Das Briefpapier wird global für Rechnungen, sowie Gutschriften gesetzt, daher findest Du diese Einstellung unter dem Block "Allgemeine Einstellungen". Wähle hier das für Dich passende Briefpapier aus Deinem sevDesk Account aus.
Hinweis: Alle in dem Dropdown Menü zur Wahl stehenden Briefpapiere werden Deinem persönlichen sevDesk Account entnommen. Ein Briefpapier kann dort jederzeit konfiguriert oder neu hinzugefügt werden (siehe Punkt 3).
- Das Layout kann für Rechnungen und Gutschriften gesondert gesetzt werden und folgt in beiden Fällen demselben Prinzip. Schaue beispielsweise unter dem Punkt Rechnungen und klicke auf den kleinen Pfeil unter "Ausgewähltes Rechnungslayout".
Es öffnet sich ein Dropdown Menü, hier wählst Du nun Dein bevorzugtes Layout aus Deinem sevDesk Account aus.
Achtung! Auch an dieser Stelle kannst Du nur aus allen in Deinem sevDesk-Account existenten Rechnungslayouts wählen. Dabei sind alle individuellen Anpassungen in sevDesk selbst vorzunehmen (siehe Punkt 3.)
- Solltest Du ein Premiumlayout verwenden wollen, so aktiviere vor der Auswahl des Layouts den Haken "Premium-Layouts anzeigen" auf der rechten Seite.
Bitte Beachte: Bei der Wahl eines Premiumlayouts können zusätzliche Kosten von Seiten sevDesk anfallen.
- Um ein Layout für Gutschriften zu setzen, gehe analog vor, und klicke auf den Reiter Gutschriften. Wähle auch hier ein passendes Layout aus.
- Nachdem Du alle Anpassungen getätigt hast, klicke auf Einstellungen speichern.
3. Verschiedene Layouts und Briefpapiere für unterschiedliche Shops setzen - ist das möglich?
Ja, das ist möglich! Sorge zunächst dafür, dass in allen Shops die sevDesk Integrations App installiert ist. Wähle nun in den einzelnen Shops das jeweilige Rechnungslayout oder Briefpapier aus, dass Du setzen möchtest. Nutze dazu gerne die Anleitung in Punkt 1. Vergiss nicht die Einstellungen im Anschluss zu speichern.
Wichtig! Bei der Anbindung mehrer Shops an Deinen sevDesk Account ist es ganz wichtig, das Du pro Shop nur einen aktiven Benutzer verwendest. Loggst Du Dich nämlich mit ein und dem selben Benutzer in einen anderen Shop ein, so wird Dein ursprünglicher Account ausgeloggt und erstellt für diese Zeit keine Rechnungen, bis ein erneuter Log-In stattfindet. (Nähere Informationen findest Du hier.)
4. Rechnungslayout und Briefpapier innerhalb von sevDesk hinzufügen
- Öffne Deine sevDesk Plattform und melde Dich an.
- Klicke auf Einstellungen
- Klicke auf Briefpapier
- An dieser Stelle hast Du nun die Möglichkeit ein neues Briefpapier zu erstellen. Um ein neues Briefpapier zu erstellen klicke auf den blauen Button "Neues Briefpapier".
Wichtig! Nur alle hier von Dir erstellten Briefpapiere, sowie gespeicherten Vorlagen können dann in Deiner sevDesk Integrations App ausgewählt werden.
- Klicke nun auf den Reiter Layouts. Hier hast Du nun mehrere Möglichkeiten. Entweder kannst Du Dich für eines der 6 Basislayouts oder für eines der 6 Premiumlayouts entscheiden, beachte dabei, dass bei der Wahl eines Premiumlayouts zusätzliche Kosten anfallen können.
Zusätzlich zu diesen Optionen kannst auch Dein ganz persönliches Layout kreieren. Stelle dazu eine Anfrage direkt über die Plattform.
Wichtig! Ganz egal für welches Layout Du Dich am Ende entscheidest, ausgewählt wird dieses weiterhin in der sevDesk Integrations App Deines Shops. Solltest Du durch sevDesk ein persönliches Layout hinzugefügt haben, so erscheint dieses automatisch als Wahlmöglichkeit in Deinem Dropdown Menü (siehe Punkt 2).
- Yuhuuuu du bist fertig! 🥳
5. Rechnungstexte personalisieren mit der dynamischen Textersetzung
Auch Deine Rechnungstexte lassen sich noch weiter personalisieren. Zum einem hast Du in der App die Möglichkeit den Titel, Vor- und Nachtext Deiner Rechnung global zu verfassen. 
ABER zusätzlich kannst Du sogar persönliche Daten des Kunden oder des Auftrages ergänzen. Nutze dazu unsere dynamische Textersetzung, hier werden sogenannte allgemeine Bausteine als Platzhalter in den Text eingefügt, die dann je nach Auftrag mit passenden Daten ersetzt werden.
Einige Beispiele dafür sind:
- Auftragsnummer in den Titel ergänzen mit dem Baustein: {{name}}
- Den Name des Kunden in den Vortext der Rechnung aufführen mit: {{customer.first_name}} {{customer.last_name}}
- eine Zahlungsart ergänzen
- einen Gutscheincode angeben
- etc.
Für eine genauere Anleitung für die dynamische Textersetzung siehe hier.
