Lexoffice Integration: Rechnungserstellungszeitpunkt & Verzögerter Rechnungsversand

Du willst selbst festlegen können, ob die Rechnung bei Erstellung oder erst bei Ausführung des Auftrages erstellt und per E-Mail versendet wird?
Dann lies weiter und erfahre, wie dies mit der lexoffice Integration möglich ist.

Inhalt:

Rechnungserstellungszeitpunkt
Verzögerter Rechnungsversand

In diesem Video werden beide Einstellungen ausführlich gezeigt und vorgestellt. Unter dem Video findest du die selben Informationen nochmals zum nachlesen in schriftlicher Form.

1. Rechnungserstellungszeitpunkt

Du kannst nun in unserer App zwischen zwei Optionen wählen, wann die Rechnung zu einer Bestellung erstellt wird. Klicke dazu auf das Drop-Down Menü und wähle:

Sofort (bei Erstellung des Auftrags)
Beim Ausführen des Auftrags

1.1 Sofort (bei Erstellung des Auftrags)

Bei dieser Option wird die Rechnung unmittelbar nach Erstellung des Auftrags in Shopify erstellt und zu lexoffice übertragen.
Spätere Änderungen am Auftrag (z.B. hinzufügen oder entfernen eines Artikels), vor Ausführung des Auftrags, werden dabei nicht mehr berücksichtigt. Hierbei empfiehlt es sich eine neue Bestellung anzulegen und oder die alte zu stornieren, sodass deine Buchhaltung korrekt ist.

1.2 Beim Ausführen des Auftrags

Bei dieser Option wird die Rechnung erst erstellt, wenn du den Auftrag in Shopify ausführst. Demnach können auch vorherige Änderungen am Auftrag berücksichtigt werden, solange er nicht ausgeführt wurde.

Bei dieser Option werden folgende Fälle berücksichtigt:

Liefer-/Leistungsdatum:

Wenn du neben dem Rechnungsdatum auch ein Liefer-/Leistungsdatum auf der Rechnung anzeigen lässt, dann richtet sich dieses an den Zeitpunkt der Erstellung der Rechnung und an den von dir gewählten Tage (0, 1, 2,...).
Beispiel: Die Rechnung soll beim Ausführen des Auftrags erstellt werden, das Lieferdatum soll 3 Tage nach Rechnungsdatum sein.

der Auftrag wird am 21.02.2023 ausgeführt
die Rechnung wird nun erstellt mit dem Rechnungsdatum 21.02.2023
das Lieferdatum ist nun der 24.02.2023, also 3 Tage später

Storno vor Ausführen:

Bestellung wurde bezahlt - Rechnung und Gutschrift wird erstellt
Bestellung wurde nicht bezahlt - keine Rechnung und Gutschrift erforderlich

Wichtig: Buchhalterisch korrekt wäre es, die Rechnung erst beim Ausführen des Auftrags zu erstellen. Wann die Rechnung an deinen Kunden gesendet wird, spielt dabei keine Rolle.

2. Verzögerter Rechnungsversand

Du kannst zusätzlich zur Einstellung des Rechnungserstellungszeitpunktes wählen, ob die Rechnung (wenn gewünscht) mit einer Verzögerung von max. 90 Tagen per E-Mail an deinen Kunden gesendet wird.
Dabei wird der Versand erst angestoßen, wenn die Rechnung erstellt wird. Also je nachdem, was du beim vorherigen Punkt gewählt hast.

Beispiel 1: Die Rechnung wird bei Erstellung des Auftrags erstellt und soll nach 3 Tagen versendet werden

Auftrag wird am 21.02.2023 erstellt
Rechnung wird unmittelbar erstellt
Rechnung wird erst am 24.02.2023 an den Kunden versendet

Beispiel 2: Die Rechnung wird beim Ausführen des Auftrags erstellt und soll nach 2 Tagen versendet werden

Auftrag wird am 21.02.2023 erstellt und am 22.02.2023 ausgeführt
Rechnung wird am 22.02.2023 erstellt
Rechnung wird am 24.02.2023 an den Kunden versendet