Lexware Office Integration: Alle Funktionen der Shopify Lexware Office App
In diesem Guide werden alle Funktionen unserer Integration und alle relevanten Informationen vermittelt
Was sind die Grundfunktionen unserer Lexware Office Shopify App?
- Sie überträgt Rechnungen und Gutschriften für eingehende Shopify Aufträge nach Lexware Office und sendet diese bei Bedarf an den Kunden per Mail.
- Sie ordnet die Rechnungen und Gutschriften in Lexware Office zu
- Sie legt Kunden als Kontakte in Lexware Office an
- Sie legt automatisch Zahlungskonten an und synchronisiert eingehende Zahlungen aus Shopify
Wie läuft die Installation der Lexware Office Integration ab?
- Installieren
- Lexware Office Konto erstellen, falls noch nicht geschehen
- Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung akzeptieren
- Account verbinden klicken
Hinweis: Der Händler muss für jeden Shop, den er mit Lexware Office verbinden möchte, einen neuen Benutzer anlegen. Würde er denselben Benutzer mit mehreren Shops verbinden wollen, würde die Verbindung immer wieder abbrechen, so dass keine Belege erstellt werden.
- Es gibt 2 Pläne: Monatlicher Plan und nachträglicher Auftragsimport
Unterschied:
Der monatliche Plan ist dazu da, für alle aktuell eingehenden Aufträge Belege zu erstellen und diese nach Lexware Office und bei Bedarf an den Endkunden zu versenden.
Der nachträgliche Auftragsimport ist dazu da, für alle Aufträge, die vor der Installation der App in den Shop eingegangen sind, Belege zu erstellen.
Der monatliche Plan muss aktiviert sein, damit der nachträgliche Import gekauft werden kann.
- Der Preis des monatlichen Plans beträgt $10 und des nachträglichen Auftragsimports $99.
- Der monatliche Plan wird monatlich bezahlt und der nachträgliche Auftragsimport nur einmal.
- APP Paket aktivieren klicken
- Testphase und Zahlung akzeptieren
- Die kostenlose Testphase geht 14 Tage lang. Wird die App vor Ablauf der 14 Tage deinstalliert, fallen gar keine Kosten an.
- die App ist monatlich kündbar. Dazu muss sie lediglich deinstalliert werden.
Allgemeine Einstellungen
- Point of Sale Aufträge ausschließen:
Händler*innen, die auch Ladenverkäufe über Shopify abwickeln, aber nicht möchten, dass die App Belege für diese Verkäufe erstellt, sollten diesen Haken aktivieren.
- Kleinunternehmer:
Einige Händler*innen sind Kleinunternehmer und dürfen deshalb keine Steuern erheben. In diesem Fall sollte dieser Haken gesetzt werden.
- Steuern:
Die Steuern übernehmen wir so, wie sie in Shopify eingestellt sind. Steuereinstellungen werden nicht innerhalb der App gesetzt. Der Händler ist selber verantwortlich die Steuern in Shopify korrekt einzustellen, indem er auf Einstellungen, Steuern klickt und seine Umsatzsteuer-ID einträgt. Shopify erhebt dann automatisch die korrekten Steuer-Sätze für alle Länder. Händler*innen, die 7 Prozent Steuern erheben, müssen Steuer-Überschreibungen setzen. Dazu gibt es seitens Shopify ausführliche Hilfe-Artikel
- Kunden in Lexware Office erstellen:
Wenn der Haken “Kunden in Lexware Office erstellen” gesetzt ist, wird der Kunde in Lexware Office angelegt. Der Abgleich und die Überprüfung, ob der Kunde bereits existiert, wird über die E-Mail Adresse gemacht. Wenn der Kunde also bei der zweiten Bestellung dieselbe E-Mail Adresse verwendet, aber eine andere Rechnungsadresse, dann werden die Daten in Lexware office aktualisiert.
Ich gebe dir mal ein Beispiel. Dieser Kunde ist bereits in Lexware Office vorhanden:
Beispiel: Max Mustermann, Musterstraße 2, 12345, Musterstadt, muster@gmail.com
Jetzt bestellt Max Mustermann mit diesen Daten:
Max Mustermann, Musterstraße 12323, 23452, Musterdorf, muster@gmail.com
In diesem Fall wird die Rechnungsanschrift aktualisiert, da ein Abgleich anhand der E-Mail Adresse stattfand. In den Kontakten in Lexware Office würde nach der Bestellung dann das stehen, was in der letzten Bestellung angegeben wurde.
- Belegsprache:
Hier kann ausgewählt werden, ob die Rechnungen und Gutschriften auf Englisch oder auf Deutsch erstellt werden sollen.
Rechnungen
- Rechnungen erstellen:
Die Checkbox muss aktiviert sein, damit unsere App überhaupt Rechnungen für eingehende Aufträge erstellt.
Ist der Haken nicht gesetzt, wird keine Rechnung erstellt.
Steuern auf der Rechnung:
Unsere App setzt die Steuern auf die Rechnung so, wie sie in Shopify eingestellt sind. Händler*innen müssen in Shopify die Steuereinstellungen richtig setzen, damit unsere App die richtigen Steuern übernimmt und sie auf die Rechnung setzt. Wenn sie also nicht die richtigen Steuern in Shopify gesetzt haben, sind die Steuern im Auftrag falsch und dadurch können keine Belege erstellt und übertragen werden, da Lexware Office keine Belege mit falschen Steuersätzen annimmt.
- Rechnungen bei Anlage abschließen (fällig markieren)
Damit der Händler die Rechnungen nicht manuell auf "fällig" setzen muss und somit Schritte sparen kann, sollte er diese Funktion setzen. Dadurch wird jede Rechnung sofort als fällig markiert. Die Rechnungen sind dann also nicht im Entwurfsstatus.
- Anzeige des Liefer-/Leistungstypen
Der Händler hat hier die Möglichkeit den Liefer- bzw. Leistungstypen auszuwählen und so die Ausgabe des Datums individuell anzupassen. Je nach Produkt und individuellem Wunsch kann er zwischen Lieferdatum, Leistungsdatum, Lieferzeitraum und Leistungszeitraum auswählen.
Wählt er Liefer- oder Leistungsdatum aus, kann er eine Zahl (gilt als Tag) eintragen. Diese Zahl wird auf das Rechnungsdatum addiert und als Liefer- bzw. Leistungsdatum angezeigt.
Wählt er Liefer- bzw. Leistungszeitraum aus, hat er die Möglichkeit 2 Zahlen einzutragen, so dass dadurch ein Zeitraum (von - bis) entsteht.
Rechnungslayout
Wir übernehmen das Rechnungslayout so, wie es in Lexware Office selbst ausgewählt wurde.
In den Rechnungen sind meistens Zahlungsbedingungen wie z.B. "zahlbar sofort, rein netto" enthalten. Diese Zahlungsbedingungen können in Lexware Office selbst geändert werden, nicht über unsere App. Siehe hier.
Texte in der Rechnung
Den Titel der Rechnung, den Vor- und Nachtext setzen wir in der App.
Dazu hat der Kunde die Möglichkeit seine Texte individuell zu gestalten, d.h. er kann seine Kunden persönlich ansprechen usw. Das geschieht mit der dynamischen Textersetzung in Verbindung mit den Shopify Auftragseigenschaften. Seit dem neuesten Update kann hier sogar Liquid verwendet werden, die gleiche Templatesprache, die Shopify auch in seinen Themes verwendet.
So ist es beispielsweise möglich, bestimmte Textbausteine nur konditional einzubinden.
Der Kunde kann zum Beispiel den Vornamen und Nachnamen der Person von der Rechnungsadresse dynamisch gestalten, indem er an die jeweilige Stelle {{billing_address.first_name}} {{billing_address.last_name}} reinschreibt. Also quasi die erste Eigenschaft PUNKT zweite Eigenschaft in geschweiften Klammern setzen).
Vorschau der Texte
In der App werden an jedem Textfeld unten rechts ein Auge und die maximal verfügbaren Zeichen angezeigt. Klickt der Händler auf das Auge, erhält er eine Vorschau über den von ihm eingegebenen Text. Das ist vor allem hilfreich, wenn der Kunde Liquid Code oder die dynamische Textersetzung verwendet hat.
Gutschrift erstellen
Bei den Gutschriften gilt dasselbe wie bei den Rechnungen. Wenn der Haken gesetzt ist, werden Gutschriften seitens der App dann erstellt, wenn ein Auftrag vollständig, oder teilweise storniert wird. Auch hier kann der Händler die Texte mit der dynamischen Textersetzung mit Hilfe der Auftragseigenschaften individuell gestalten. Auch Liquid-Code kann hier verwendet werden.
Bitte beachte, dass einige Gutschriften erst innerhalb von 10 Minuten übertragen werden können. Das liegt daran, dass die Transaktion erst innerhalb dieses Zeitraumes abgeschlossen ist.
Dokumentversand per Email
- Rechnungen und Gutschriften per Email senden
Wenn dieser Haken gesetzt ist, werden alle Belege per E-Mail als PDF-Datei an den Kunden verschickt.
Der Betreff und der Inhalt der Rechnungs- bzw. Gutschriftsemail können an dieser Stelle gesetzt werden. HTML wird von Lexware Office in der Rechnungsmail nicht unterstützt.
Versender/Absender der Email
Die E-Mail Adresse mit der die Rechnungen per E-Mail an die Kunden verschickt werden, kann in Lexware Office selbst geändert werden. Dazu muss der Händler in Lexware Office auf das Zahnrad klicken, dann auf E-Mail Versand. Dort kann er den Absender der E-Mail ändern.
Zuordnung von Belegen
In Lexware Office kann der Händler seine Bankkonten importieren, um die Zahlungen- und Ausgänge im Programm für die Zuordnung zu den Rechnungen verfügbar zu haben. Wenn die Belege nicht automatisch zugeordnet werden, sollten eigentlich Vorschläge für die Zuordnung existieren. Bei Bedarf nach mehr Informationen bezüglich dessen sollte der Kunde sich an den Lexware Office Support. wenden: info@lexoffice.de.
Sammelauszahlungen können wir mit der App aktuell noch nicht automatisch zuordnen.
Datenimport
Der Datenimport ist dazu da, für alle Aufträge, die vor Installation der App in den Shop eingegangen sind, Belege zu erstellen. Dabei hat der Händler die Möglichkeit sein Wunschdatum einzutragen. Anschließend muss er auf Aufträge laden und dann auf Import starten klicken. Alle Belege für diesen Zeitraum werden dann erstellt und nach Lexware Office übertragen. Auch hier ist es wichtig, dass der Haken “Rechnungen erstellen” gesetzt ist. Wenn der Kunde möchte, dass die Belege per E-Mail versendet werden, sollte außerdem der Haken “Rechnungsemail an Kunden senden” gesetzt sein.
In den meisten Fällen wollen das die Händler nicht, da die Aufträge in der Vergangenheit liegen und die Kunden meistens bereits Belege seitens des Händlers erhalten haben.
Übertragungslog
Sobald zu einem Auftrag aufgrund eines Fehlers keine Rechnung erstellt worden ist, wird sie im Übertragungslog angezeigt. Hier hat der Kunde die Möglichkeit zu sehen, zu welchem Auftrag die Rechnung nicht übertragen worden ist, mit einer kurzen Fehlerinformation und einem verlinkten Hilfe-Artikel, welcher genau beschreibt, wie der Kunde vorzugehen hat, um den Fehler zu beheben. Nachdem der Fehler behoben worden ist, kann er den Auftrag nachträglich übertragen, indem er auf “erneut übertragen” klickt.
Authentifizierung
Beim Reiter Authentifizierung sieht der Kunde, ob die Verbindung zwischen Lexware Office und der App aktiv ist. Verdeutlicht wird das mit dem Haken. Wäre die Verbindung nicht aktiv, würde hier dasselbe wie bei der Installation der App stehen.
Sollte die Verbindung aus irgendwelchen Gründen getrennt werden, erhält der Händler eine E-Mail von uns, womit er darauf hingewiesen wird, dass seine Verbindung getrennt ist und demnach keine Belege erstellt werden können.
Die Lexware Office Integration kannst du über den Shopify App Store installieren.
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Noch eine Frage? Kein Problem! Kontaktiere unseren Support direkt in der Lexware Office App
