lexoffice Integration: Alle Funktionen der Shopify lexoffice App

In diesem Guide werden alle Funktionen unserer Integration und alle relevanten Informationen vermittelt

Was sind die Grundfunktionen unserer lexoffice Shopify App?

- Sie überträgt Rechnungen und Gutschriften für eingehende Shopify Aufträge nach lexoffice und sendet diese bei Bedarf an den Kunden per Mail.

- Sie ordnet die Rechnungen und Gutschriften in lexoffice zu 

- Sie legt Kunden als Kontakte in lexoffice an

- Sie legt automatisch Zahlungskonten an und synchronisiert eingehende Zahlungen aus Shopify

Wie läuft die Installation der lexoffice Integration ab?

- Shopify App Store

- Installieren

- lexoffice Konto erstellen, falls noch nicht geschehen

- Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung akzeptieren

- Account verbinden klicken

Hinweis: Der Händler muss für jeden Shop, den er mit lexoffice verbinden möchte, einen neuen Benutzer anlegen. Würde er denselben Benutzer mit mehreren Shops verbinden wollen, würde die Verbindung immer wieder abbrechen, so dass keine Belege erstellt werden. 

- Es gibt 2 Pläne: Monatlicher Plan und nachträglicher Auftragsimport

Unterschied:

Der monatliche Plan ist dazu da für alle aktuell eingehenden Aufträge Belege zu erstellen und diese nach lexoffice und bei Bedarf an den Endkunden zu versenden.

Der nachträgliche Auftragsimport ist dazu da, für alle Aufträge, die vor der Installation der App in den Shop eingegangen sind, Belege zu erstellen.

Der monatliche Plan muss aktiviert sein, damit der nachträgliche Import gekauft werden kann.

- Der Preis des monatlichen Plans ist 10 Dollar und des nachträglichen Auftragsimports 99 Dollar.

- Der monatliche Plan wird monatlich bezahlt und der nachträgliche Auftragsimport nur einmal.

- APP Paket aktivieren klicken

- Testphase und Zahlung akzeptieren

- Die kostenlose Testphase geht 14 Tage lang. Wird die App vor Ablauf der 14 Tage deinstalliert, fallen gar keine Kosten an.

- die App ist monatlich kündbar. Dazu muss sie lediglich deinstalliert werden.

Allgemeine Einstellungen

- Point of Sale Aufträge ausschließen:

Händler*innen, die auch Ladenverkäufe über Shopify abwickeln, aber nicht möchten, dass die App Belege für diese Verkäufe erstellt, sollten diesen Haken aktivieren.

- Kleinunternehmer:

Einige Händler*innen sind Kleinunternehmer und dürfen deshalb keine Steuern erheben. In diesem Fall sollte dieser Haken gesetzt werden.

- Steuern:

Die Steuern übernehmen wir so, wie sie in Shopify eingestellt sind. Steuereinstellungen werden nicht innerhalb der App gesetzt. Der Händler ist selber verantwortlich die Steuern in Shopify korrekt einzustellen, indem er auf Einstellungen, Steuern klickt und seine Umsatzsteuer-ID einträgt. Shopify erhebt dann automatisch die korrekten Steuer-Sätze für alle Länder. Händler*innen, die 7 Prozent Steuern erheben, müssen Steuer-Überschreibungen setzen. Dazu gibt es seitens Shopify ausführliche Hilfe-Artikel

- Kunden in Lexoffice erstellen:

Wenn der Haken “Kunden in Lexoffice erstellen” gesetzt ist, wird der Kunde in Lexoffice angelegt. Der Abgleich und die Überprüfung, ob der Kunde bereits existiert, wird über die E-Mail Adresse gemacht. Wenn der Kunde also bei der zweiten Bestellung dieselbe E-Mail Adresse verwendet, aber eine andere Rechnungsadresse, dann werden die Daten in Lexoffice aktualisiert.

Ich gebe dir mal ein Beispiel. Dieser Kunde ist bereits in lexoffice vorhanden:

Beispiel: Max Mustermann, Musterstraße 2, 12345, Musterstadt, muster@gmail.com

Jetzt bestellt Max Mustermann mit diesen Daten:

Max Mustermann, Musterstraße 12323, 23452, Musterdorf, muster@gmail.com

In diesem Fall wird die Rechnungsanschrift aktualisiert, da ein Abgleich anhand der E-Mail Adresse stattfand. In den Kontakten in lexoffice würde nach der Bestellung dann das stehen, was in der letzten Bestellung angegeben wurde.

- Belegsprache:

Hier kann ausgewählt werden, ob die Rechnungen und Gutschriften auf Englisch oder auf Deutsch erstellt werden sollen.

Rechnungen

- Rechnungen erstellen:

Die Checkbox muss aktiviert sein, damit unsere App überhaupt Rechnungen für eingehende Aufträge erstellt.

Ist der Haken nicht gesetzt, wird keine Rechnung erstellt.

Steuern auf der Rechnung:

Unsere App setzt die Steuern auf die Rechnung so, wie sie in Shopify eingestellt sind. Händler*innen müssen in Shopify die Steuereinstellungen richtig setzen, damit unsere App die richtigen Steuern übernimmt und sie auf die Rechnung setzt. Wenn sie also nicht die richtigen Steuern in Shopify gesetzt haben, sind die Steuern im Auftrag falsch und dadurch können keine Belege erstellt und übertragen werden, da lexoffice keine Belege mit falschen Steuersätzen annimmt.

- Rechnungen bei Anlage abschließen (fällig markieren)

Damit der Händler die Rechnungen nicht manuell auf "fällig" setzen muss und somit Schritte sparen kann, sollte er diese Funktion setzen. Dadurch wird jede Rechnung sofort als fällig markiert. Die Rechnungen sind dann also nicht im Entwurfsstatus.

- Anzeige des Liefer-/Leistungstypen

Der Händler hat hier die Möglichkeit den Liefer- bzw. Leistungstypen auszuwählen und so die Ausgabe des Datums individuell anzupassen. Je nach Produkt und individuellem Wunsch kann er zwischen Lieferdatum, Leistungsdatum, Lieferzeitraum und Leistungszeitraum auswählen. 

Wählt er Liefer- oder Leistungsdatum aus, kann er eine Zahl (gilt als Tag) eintragen. Diese Zahl wird auf das Rechnungsdatum addiert und als Liefer- bzw. Leistungsdatum angezeigt.

Wählt er Liefer- bzw. Leistungszeitraum aus, hat er die Möglichkeit 2 Zahlen einzutragen, so dass dadurch ein Zeitraum (von - bis) entsteht. 

Rechnungslayout

Wir übernehmen das Rechnungslayout so, wie es in lexoffice selbst ausgewählt wurde. 

In den Rechnungen sind meistens Zahlungsbedingungen wie z.B. "zahlbar sofort, rein netto" enthalten. Diese Zahlungsbedingungen können in lexoffice selbst geändert werden, nicht über unsere App. Siehe hier.

Texte in der Rechnung

Den Titel der Rechnung, den Vor- und Nachtext setzen wir in der App.

Dazu hat der Kunde die Möglichkeit seine Texte individuell zu gestalten, dh er kann seine Kunden persönlich ansprechen usw. Das geschieht mit der dynamischen Textersetzung in Verbindung mit den Shopify Auftragseigenschaften. Seit dem neuesten Update kann hier sogar Liquid verwendet werden, die gleiche Templatesprache, die Shopify auch in seinen Themes verwendet. 

So ist es beispielsweise möglich, bestimmte Textbausteine nur konditional einzubinden.

Der Kunde kann zum Beispiel den Vornamen und Nachnamen der Person von der Rechnungsadresse dynamisch gestalten, indem er an die jeweilige Stelle {{billing_address.first_name}} {{billing_address.last_name}} reinschreibt. Also quasi die erste Eigenschaft PUNKT zweite Eigenschaft in geschweiften Klammern setzen).

Vorschau der Texte

In der App werden an jedem Textfeld unten rechts ein Auge und die maximal verfügbaren Zeichen angezeigt. Klickt der Händler auf das Auge, erhält er eine Vorschau über den von ihm eingegebenen Text. Das ist vor allem hilfreich, wenn der Kunde Liquid Code oder die dynamische Textersetzung verwendet hat.

Gutschrift erstellen

Bei den Gutschriften gilt dasselbe wie bei den Rechnungen. Wenn der Haken gesetzt ist, werden Gutschriften seitens der App dann erstellt, wenn ein Auftrag vollständig, oder teilweise storniert wird. Auch hier kann der Händler die Texte mit der dynamischen Textersetzung mit Hilfe der Auftragseigenschaften individuell gestalten. Auch Liquid-Code kann hier verwendet werden.

Bitte beachte, dass einige Gutschriften erst innerhalb von 10 Minuten übertragen werden können. Das liegt daran, dass die Transaktion erst innerhalb dieses Zeitraumes abgeschlossen ist.

Dokumentversand per Email

- Rechnungen und Gutschriften per Email senden

Wenn dieser Haken gesetzt ist, werden alle Belege per E-Mail als PDF-Datei an den Kunden verschickt. 

Der Betreff und der Inhalt der Rechnungs- bzw. Gutschriftsemail können an dieser Stelle gesetzt werden. HTML wird von lexoffice in der Rechnungsmail nicht unterstützt.

Versender/Absender der Email

Die E-Mail Adresse mit der die Rechnungen per E-Mail an die Kunden verschickt werden, kann in lexoffice selbst geändert werden. Dazu muss der Händler in lexoffice auf das Zahnrad klicken, dann auf E-Mail Versand. Dort kann er den Absender der E-Mail ändern.

Zuordnung von Belegen

In lexoffice kann der Händler seine Bankkonten importieren, um die Zahlungen- und Ausgänge im Programm für die Zuordnung zu den Rechnungen verfügbar zu haben. Wenn die Belege nicht automatisch zugeordnet werden, sollten eigentlich Vorschläge für die Zuordnung existieren. Bei Bedarf nach mehr Informationen bezüglich dessen sollte der Kunde sich an den lexoffice Support. wenden: info@lexoffice.de.

Sammelauszahlungen können wir mit der App aktuell noch nicht automatisch zuordnen.

Datenimport

Der Datenimport ist dazu da, für alle Aufträge, die vor Installation der App in den Shop eingegangen sind, Belege zu erstellen. Dabei hat der Händler die Möglichkeit sein Wunschdatum einzutragen. Anschließend muss er auf Aufträge laden und dann auf Import starten klicken. Alle Belege für diesen Zeitraum werden dann erstellt und nach lexoffice übertragen. Auch hier ist es wichtig, dass der Haken “Rechnungen erstellen” gesetzt ist. Wenn der Kunde möchte, dass die Belege per E-Mail versendet werden, sollte außerdem der Haken “Rechnungsemail an Kunden senden” gesetzt sein.

In den meisten Fällen wollen das die Händler nicht, da die Aufträge in der Vergangenheit liegen und die Kunden meistens bereits Belege seitens des Händlers erhalten haben.

Übertragungslog

Sobald zu einem Auftrag, aufgrund eines Fehlers, keine Rechnung erstellt worden ist, wird sie im Übertragungslog angezeigt. Hier hat der Kunde die Möglichkeit zu sehen, zu welchem Auftrag die Rechnung nicht übertragen worden ist, mit einer kurzen Fehlerinformation und einem verlinkten Hilfe-Artikel, welcher genau beschreibt, wie der Kunde vorzugehen hat, um den Fehler zu beheben. Nachdem der Fehler behoben worden ist, kann er den Auftrag nachträglich übertragen, indem er auf “erneut übertragen” klickt.

Authentifizierung

Beim Reiter Authentifizierung sieht der Kunde, ob die Verbindung zwischen lexoffice und der App aktiv ist. Verdeutlicht wird das mit dem Haken. Wäre die Verbindung nicht aktiv, würde hier dasselbe wie bei der Installation der App stehen. 

Sollte die Verbindung aus irgendwelchen Gründen getrennt werden, erhält der Händler eine E-Mail von uns, womit er darauf hingewiesen wird, dass seine Verbindung getrennt ist und demnach keine Belege erstellt werden können.

Die lexoffice Integration kannst du über den Shopify App Store installieren.

Apropos, kennst du schon unsere weiteren Shopify Apps? 🤩

• NEU Wetter.com Marketing Engine: Wetterdaten basierte Produktempfehlungen für deine Shopbesucher. Gezieltes regionales und zeitliches Targeting. Sichere dir die exklusiven Early Bird Konditionen.
• NEU B2B Europe: Einfachen, schnellen und professionellen Bestellvorgang für B2B Aufträge. Vollständig in Shopify Admin, Order View und Checkout integriert auch ohne Shopify Plus. 
• NEU Collection Sync: Synchronisiert live deine manuellen Shopify Collections mit deinen automatischen Collections. Ideal für Produktaktualisierungen bei deinen Steuerüberschreibungen.
• idealo Feed Export: Erstellt einen Angebotsdatenfeed mit deinen ausgewählten Produkten oder sogar deinem gesamten Shop-Sortiment bereit zum Listing auf idealo.