lexoffice Integration: (Steuer-)einstellungen sind fehlerhaft

In Deinem Übertragungslog erscheint folgenden Fehler: "(Steuer-)einstellungen sind fehlerhaft"

Das bedeutet Deine Steuereinstellungen in Shopify stimmen nicht mit denen aus lexoffice überein. Wie Du Deine Einstellungen kontrollierst und vor allem korrigierst, erfährst Du in diesem Artikel.

Es gibt insgesamt 3 Möglichkeiten Deine Steuereinstellungen richtig zu setzen. Die individuelle Einstellung hängt dabei von der Art Deiner Registrierung ab. In diesem Artikel werden alle 3 Registrierungstypen ausführlich besprochen, außerdem erfährst Du zusätzlich, wie Produkt - oder Versandüberschreibungen richtig getätigt werden, denn auch diese Einstellungen müssen fehlerfrei sein!

Inhalt:

Steuereinstellungen für Kleinunternehmer:In
Steuereinstellungen mit dem OSS-Verfahren
Steuereinstellungen mit der Deutschen Umsatzsteuer
Steuereinstellungen für Produkt- & Versandüberschreibungen (falls du Produkte mit geminderten Steuersätzen hast)

1. Steuereinstellungen für Kleinunternehmer:Innen

Du bist umsatzsteuerbefreit und erhebst sowohl auf Deine Produkte, Deine Leistungen als auch auf Deinen Versand 0% Steuern. Wie Du als Kleinunternehmer:In Deine Steuereinstellungen richtig setzt, zeigen wir Dir hier im Schnelldurchlauf.

Wichtig ist, dass Du Deine Einstellungen an 2 Stellen überprüfst:

1. in Deinem Shopify Backend und
2. in Deinem lexoffice Account.

Schritt - für - Schritt Anleitung

1. 1 Einstellungen in Deinem Shopify Backend

Klicke auf Einstellungen
Klicke auf den Punkt Steuern und Zollgebühren
Kontrolliere unter dem Punkt Länder/Regionen, dass für KEIN Land und KEINE Region Steuern erhoben werden. Ist dies dennoch der Fall, so sollte die Registrierung entfernt werden.
Eine bereits bestehende Registrierung entfernst Du indem Du auf die jeweilige Region klickst.
Klicke auf die drei Punkte unter der Registrierung und entferne diese.
Anschließend gehst Du zurück zur Hauptsteuerseite und scrollst zu dem Punkt Steuerberechnungen, dort sollten folgende 4 Haken aus den Checkboxes entfernt werden.
Klicke auf Speichern

1. 3 Einstellungen in Deinem lexoffice Account

Öffne Deinen lexoffice Account
Klicke auf Einstellungen oben rechts
Klicke auf Allgemeine Einstellungen
Wähle unter dem Punkt Preise auf Belegen unbedingt Umsatzsteuerbefreit und Kleinunternehmer aus
Klicke auf Speichern.
Yuhuu 🥳. Du bist fertig! Nun kannst Du versuchen die, sich im Fehlerlog befinden, Belege erneut zu übertragen. Wenn es zu viele Belege sind, gib uns gerne Bescheid. Dann übertragen wir diese für dich.

Beachte! Dies funktioniert nur, wenn lediglich die lexoffice Einstellungen fehlerhaft gesetzt waren. Bei fehlerhaften Auftragsdaten, haben wir keinerlei Möglichkeit diese zu ändern oder zu überschreiben. In diesem Fall musst du die Belege manuell in lexoffice erstellen.

2. Steuereinstellungen mit dem OSS - Verfahren

Mit dem sogenannten One-Stop-Shop-Verfahren wird es Unternehmen seit dem 1. Juli 2021 ermöglicht im EU-Ausland geschuldete Umsatzsteuerbeträge zentral abzuführen. Es werden bei allen Bestellungen die jeweilig geltenden Steuern des Ziellands der Bestellung erhoben

Wichtig ist, dass Du Deine Einstellungen an 3 Stellen überprüfst:
1. In Deiner lexoffice Integrations App
2. In Deinem Shopify Backend
3. In Deinem lexoffice Account

Schritt - für - Schritt Anleitung

2. 1 Einstellungen in Deiner lexoffice Integrations App

Öffne Deine lexoffice Integrations App
Klicke auf den Reiter Einstellungen
Einige externen Vertriebsplattformen wie eBay, Amazon oder Magnalister erstellen i.d.R. Shopify Aufträge ohne eine Steuer auf den Versand zu erheben. Dies führt von Seiten lexoffice zu einem Steuerfehler und der Auftrag kann nicht übertragen werden. Solltest Du eine externe Multichannel App verwenden, raten wir Dir dazu den Haken "Automatische Berechnung der Versandsteuer" zu aktivieren.

So kann die App die Aufträge auf eine existierende Versandsteuer prüfen und bei einem Fehler versuchen die Versandsteuer automatisiert herzuleiten.
Achtung! Für besondere Bestellungen, wie z.B. aus dem Ausland muss in lexoffice immer ein Kundenkonto angelegt sein. Das erledigt die lexoffice Integrations App automatisch. Möchtest Du jedoch zusätzlich zu den notwendigen Kundenkonten alle anderen Kunden auch separat anlegen lassen, so aktiviere den Haken "Kunden in lexoffice erstellen".

In lexoffice werden alle Kunden mit der E-Mail Adresse verifiziert, dass bedeutet alle Deine Kunden müssen beim Checkout eine E-Mail Adresse angeben, damit sie in der Kundenkartei registriert werden können! Prüfe diese Einstellung unter Shopify Einstellungen > Checkout und klicke unbedingt auf Speichern nachdem Du die Einstellungen vorgenommen hast. Wichtig sind auch die Angabe der richtigen Liefer- bzw. Rechnungsadresse und die Angabe des Landes.

2. 2 Einstellungen in Deinem Shopify Backend

Klicke auf Einstellungen
Klicke auf den Punkt Steuern und Zollgebühren
Kontrolliere unter dem Punkt Länder/Regionen, dass für dasjenige Land oder diejenige Region, in die versendet wird auch Steuern erhoben werden
Mit einem Klick auf das Land/ die Region wird dann die Registrierungsart sichtbar.
Stelle sicher, dass die One-Stop-Shop-Registrierung gewählt ist, ansonsten klicke auf Registrierung ändern und passe sie an.
Gehe anschließend zurück zu der Hauptsteuerseite und scrolle zu dem Punkt Steuerberechnungen und setze dort alle 4 Haken aus den Checkboxes

2. 3 Einstellungen in Deinem lexoffice Account

Öffne Deinen lexoffice Account
Klicke auf Einstellungen oben rechts
Klicke auf Allgemeine Einstellungen
Wähle unter dem Punkt Preise auf Belegen unbedingt Netto- oder Brutto-Preise aus.

Welche der beiden Optionen Du wählst ist lediglich für die manuelle Rechnungserstellung in lexoffice wichtig und damit ganz Dir überlassen.

Wichtig ist, dass sich der Haken auf gar keinen Fall unter dem Punkt Umsatzsteuerbefreit befindet.
Scrolle nach unten zu dem Punkt Umsatzsteuer bei Privatperson im EU-Ausland und wähle den Punkt EU-Zielland-Steuer
Klicke auf Speichern.
Yuhuu 🥳. Du bist fertig! Nun kannst Du versuchen die, sich im Fehlerlog befinden, Belege erneut zu übertragen.

Beachte! Dies funktioniert nur, wenn lediglich die lexoffice Einstellungen fehlerhaft gesetzt waren. Bei fehlerhaften Auftragsdaten, haben wir keinerlei Möglichkeit diese zu ändern oder zu überschreiben. Dh. wenn in deinen Bestellungen selbst die Steuern bereits falsch sind, kann unsere App die Belege nicht nachträglich für dich übertragen.

3. Steuereinstellungen mit der Deutschen Umsatzsteuer

Erzielst Du weniger als 10.000 € Umsatz in anderen EU-Ländern, so hast Du die Möglichkeit für alle Deine Bestellungen die in Deutschland geltenden Mehrwertsteuern von 19% zu erheben. Dementsprechend musst Du nicht Länderspezifisch differenzieren und kannst eine inländische Umsatzsteuererklärung einreichen.

Wichtig ist, dass Du Deine Einstellungen an 3 Stellen überprüfst: In Deiner lexoffice Integrations App, in Deinem Shopify Backend und in Deinem lexoffice Account.

Schritt - für - Schritt Anleitung

13 1 Einstellungen in Deiner lexoffice Integrations App

Öffne Deine lexoffice Integrations App
Klicke auf den Reiter Einstellungen
Einige externen Vertriebsplattformen wie eBay, Amazon oder Magnalister erstellen i.d.R. Shopify Aufträge ohne eine Steuer auf den Versand zu erheben. Dies führt von Seiten lexoffice zu einem Steuerfehler und der Auftrag kann nicht übertragen werden. Solltest Du eine externe Multichannel App verwenden, raten wir Dir dazu den Haken "Automatische Berechnung der Versandsteuer" zu aktivieren.

So kann die App die Aufträge auf eine existierende Versandsteuer prüfen und bei einem Fehler versuchen die Versandsteuer automatisiert herzuleiten.
Achtung! Für besondere Bestellungen, wie z.B. aus dem Ausland muss in lexoffice immer ein Kundenkonto angelegt sein. Das erledigt die lexoffice Integrations App automatisch. Möchtest Du jedoch zusätzlich zu den notwendigen Kundenkonten alle anderen Kunden auch separat anlegen lassen, so aktiviere den Haken "Kunden in lexoffice erstellen".

In lexoffice werden alle Kunden mit der E-Mail Adresse verifiziert, dass bedeutet alle Deine Kunden müssen beim Checkout eine E-Mail Adresse angeben, damit sie in der Kundenkartei registriert werden können! Prüfe diese Einstellung unter Shopify Einstellungen > Checkout und klicke unbedingt auf Speichern nachdem Du die Einstellungen vorgenommen hast. Wichtig sind auch die Angabe der richtigen Liefer- bzw. Rechnungsadresse und die Angabe des Landes.

3. 1 Einstellungen in Deiner lexoffice Integrations App

Öffne Deine lexoffice Integrations App
Klicke auf den Reiter Einstellungen
Entferne den Haken für Kleinunternehmer und klicke auf Speichern
Achtung! Für Bestellungen aus dem Ausland muss in lexoffice immer ein Kundenkonto angelegt sein. Wenn Du also an Kunden aus dem Ausland versenden möchtest, ist es wichtig den Haken "Kunden in lexoffice erstellen" ebenfalls zu setzen und abzuspeichern.

In lexoffice werden alle Kunden mit der E-Mail Adresse verifiziert, dass bedeutet alle Deine Kunden müssen beim Checkout eine E-Mail Adresse angeben, damit sie in der Kundenkartei registriert werden können! Prüfe diese Einstellung unter Shopify Einstellungen > Checkout und klicke unbedingt auf Speichern nachdem Du die Einstellungen vorgenommen hast.

3. 2 Einstellungen in Deinem Shopify Backend

Klicke auf Einstellungen
Klicke auf den Punkt Steuern und Zollgebühren
Kontrolliere unter dem Punkt Länder/Regionen, dass für dasjenige Land oder diejenige Region, in die versendet wird auch Steuern erhoben werden
Mit einem Klick auf das Land/ die Region wird dann die Registrierungsart sichtbar.
Stelle sicher, dass die Befreiung für Kleinstunternehmen gewählt ist, ansonsten klicke auf Registrierung ändern und passe sie an.
Kehre anschließend zurück auf die Hauptsteuerseite und scrolle zu dem Punkt Steuerberechnungen und setze alle 3 Haken aus den Checkboxes

3. 3 Einstellungen in Deinem lexoffice Account

Öffne Deinen lexoffice Account
Klicke auf Einstellungen oben rechts
Klicke auf Allgemeine Einstellungen
Wähle unter dem Punkt Preise auf Belegen unbedingt Netto- oder Brutto-Preise aus.

Welche der beiden Optionen Du wählst ist lediglich für die manuelle Rechnungserstellung in lexoffice wichtig und damit ganz Dir überlassen.

Wichtig ist, dass sich der Haken auf gar keinen Fall unter dem Punkt Umsatzsteuerbefreit befindet.
Scrolle nach unten zu dem Punkt Umsatzsteuer bei Privatperson im EU-Ausland und wähle den Punkt Deutsche Umsatzsteuer
Klicke auf Speichern.
Yuhuu 🥳. Du bist fertig! Nun kannst Du versuchen die, sich im Fehlerlog befinden, Belege erneut zu übertragen.

Beachte!
Dies funktioniert nur, wenn lediglich die lexoffice Einstellungen fehlerhaft gesetzt waren. Bei fehlerhaften Auftragsdaten, haben wir keinerlei Möglichkeit diese zu ändern oder zu überschreiben. Dh. wenn deine Steuern in den Bestellungen selbst bereits falsch sind, dann kann unsere App die Belege nicht nachträglich übertragen.

4. Steuereinstellungen für Produkt- & Versandüberschreibungen

Steuereinstellungen sind leider nicht global, wie so oft im Leben gibt es auch hier immer wieder Ausnahmen. Unter dem Punkt Steuerüberschreibungen hast Du die Möglichkeit für jedes Deiner Produkte den richtigen Steuersatz zu erstellen, alle Besonderheiten einzupflegen und für jedes Land und jede Region korrekte Versandsteuern zu definieren.

Schritt für Schritt Anleitung:

Klicke auf Einstellungen
Klicke auf Steuern und Zollgebühren
Klicke auf diejenige Region oder dasjenige Land, für das Du eine Steuerüberschreibung hinzufügen möchtest
Scrolle zu dem Punkt Steuerüberschreibungen
Versandüberschreibung hinzufügen:5.1 Klicke auf Versandüberschreibung hinzufügen.

5.2 Wähle ein Land aus und trage den entsprechenden Steuersatz ein. Alle Versandtarife in dieses Land werden dann mit dem von Dir eingetragenen Steuersatz versteuert. Klicke anschließend auf Überschreibung hinzufügen hinzufügen:
Produktüberschreibung hinzufügen
6.1 Klicke auf Produktüberschreibung hinzufügen

6.2 Wähle eine Produktkategorie und ein Land aus und trage den entsprechenden Steuersatz ein. Alle Produkte aus dieser Kategorie werden dann mit dem von Dir angegebenen Steuersatz verrechnet. Diese Einstellung wird landesspezifisch gesetzt.

6.3 Klicke auf Überschreibung hinzufügen
Yuhuu Du bist fertig! 🥳