lexoffice Integration: Rechnungslayout individualisieren

Unsere App übernimmt das Rechnungslayout so, wie es in lexoffice gestaltet ist. Dennoch gibt es hier einige Tipps mit denen deine Rechnungen besonders individuell werden!

Let's go!

Inhalt:

Rechnungslayout in lexoffice erstellen
Personalisierte Rechnungstexte

1 . Rechnungslayout in lexoffice konfigurieren

1.1 Rechnungskopf

Logge dich in Lexoffice ein
Klicke auf das Zahnrad > Drucklayout
Du befindest dich unter dem Reiter Basislayout
Wähle hier eine Vorlage für den Kopf deiner Rechnung aus, setze allgemeine Einstellungen zu Adressfeldern, Falzmarken oder Positionen
Wenn du fertig bist klicke auf Speichern

1.2 Logo & Briefpapier

Wähle auf der linken Seite den nächsten Reiter Logo & Briefpapier
Hier kannst du ein Logo bzw. ein Briefpapier in den entsprechenden Feldern hochladen & ausrichten

Tipp: Du kannst auch ein Briefpapier mit einem integrierten Logo hochladen, so kannst du die Logoposition individuell bestimmen

Klicke auf Speichern

1.3 Dokumenteneinstellungen

Klicke weiter auf den Reiter Dokumenteneinstellungen
Wähle hier die Schriftarten und -formen für die einzelnen Elemente deiner Rechnung aus
Bestimme außerdem die Seitenränder und Seitenzahlenformatierung deiner Rechnung
Wenn du fertig bist klicke auf Speichern

1.4 Tabelleneinstellungen

Folge dem nächsten Reiter Tabelleneinstellungen auf der linken Seite
Bestimme hier dein grundsätzlichen Tabellenlayout, hier kannst du zwischen verschiedenen Rahmenarten und Strichführungen für die Tabelle und den Gesamtbetrag wählen
Außerdem kannst du bestimmen welche Positionen auf deiner Rechnung enthalten sein sollen
Um eine Position hinzuzufügen, setze eine Haken, um sie wieder zu löschen, entferne den Haken

Tipp: Du kannst auch einzelnen Positionen umbenennen. Z.B. "Menge" → "Anzahl" oder "Gesamtbetrag" → "Gesamtpreis". Klicke dazu auf in das jeweilige Positionsfeld in den Tabelleinstellungen und ändere die Namensgebung.

Um eine Position auf der Rechnungen an eine andere Stelle zu versetzen, verschiebe sie in den Tabelleneinstellungen auf der rechten Seite nach oben oder nach unten
Klicke anschließend auf Speichern

1.5 Fußzeile

Navigiere weiter zu der Fußzeileneinstellung
Wähle auch hier ein zugrundeliegendes Layout, definiere die Informationen und ordne falls nötig die Elemente
Klicke auf Speichern

2 . Rechnungstexte individualisieren

Sehr gut das meiste ist geschafft! 🥳

Deine Rechnungen sind schon einmal nach deinen Präferenzen gestaltet, enthalten auf Wunsch ein individuelles Briefpapier oder Logo und sehen im gesamten einfach ordentlich aus. Dieses Design wird die App nun automatisiert übernehmen.

Aber es geht noch mehr! Sprich deine Kunden persönlich an und ergänze individuelle Informationen aus den Bestelldaten auf alle Rechnungen - und das voll automatisiert!

2 .1 Titel deiner Rechnung anpassen

Der Titel deiner Rechnung sollte kurz und prägnant sein und die wesentlichen Informationen enthalten. Einige Beispiele sind:

"Rechnung zu Auftrag #1234"

"Rechnung - Max Mustermann Bestellung #1234

"Shopify Rechnung von Shop XY"

Um nun deinen Rechnungstitel auf diese Weise zu konfigurieren führe folgende Schritte aus:

Öffne die lexoffice Integrations App
Klicke links auf Einstellungen
Klicke auf den Reiter Rechnungen
Scrolle nach unten zu den Rechnungstexten
Passe diesen mit einem statischen oder dynamischen Text an

Tipp: Einige dynamische Textbausteine findest du hier:

Shopify Auftragsnummer → {{name}}

Vorname des Kunden → {{customer.first_name}}

Shopify Auftragsnummer → {{customer.last_name}}

Um also das Beispiel "Rechnung zu Auftrag #1234" in deine Rechnungsvorlage zu ergänzen, kopiere den nachstehenden Code in das Feld Rechnungstitel:

Rechnung zu Auftrag {{name}}

Klicke auf Speichern

2 .2 Rechnugsvortext und Rechnungsnachtext

Wie auch den Titel deiner Rechnung, kannst du den Vortext, sowie Nachtext deiner Rechnung individuell mit dynamischen Bausteinen des jeweiligen Shopify Auftrags bestücken.

Für den Vortext eigenen sich kurze einleitende Worte wie:

"Hallo Max Mustermann,

vielen Dank für deine Bestellung vom 23.04.23. Anbei erhältst du Deine Rechnung über folgende Positionen:"

"Sehr geehrte Frau Müller, hiermit erhalten Sie ihre Rechnung zu Ihrer Bestellung vom 23.04.23"

Für den Nachtext können abschließende Grüße oder Aktionen in Betracht gezogen werden, wie z.B.:

"Wir wünschen Ihnen viel Freude mit unseren Produkten und hoffen auf ein baldiges Wiedersehen !"

"Vielen Dank für Ihre Bestellung! Siehe auch unsere neue Frühlingskollektion. Mit dem Code FRÜHLING15 gibt es 15% auf deine nächste Bestellung!"

Auch könntest du hier die Zahlungsart oder Lieferadresse deines Kunden dynamisch einfügen, nutz dazu folgende Codebausteine:

Lieferadresse: 
{{shipping_address.name}}
{{shipping_address.address1}}
{{shipping_address.city}}
{{shipping_address.country}}

Zahlungsart: 
{% assign zahlart= payment_gateway_names| first %}
{{ zahlart }}

Weitere dynamische Textbausteine und deren Verwendung findest du in diesem Artikel.