Lexware Office App: Es werden keine Rechnungen erstellt

Du hast die Lexware Office App für Shopify installiert und es werden keine Rechnungen erstellt bzw. an Lexware Office übertragen? In den allermeisten Fällen liegt die Ursache an einem der folgenden Punkte. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die häufigsten Ursachen – sortiert nach Häufigkeit (basierend auf den Support-Anfragen der letzten 6 Monate).

Inhalt:

Plan aktiv?

App verbunden?

Rechnung & Gutschriften erstellen aktiviert?

Rechnungserstellungszeitpunkt korrekt eingestellt?

Bestellung vor App-Aktivierung?

Auslandsrechnungen (Schweiz, Drittland) werden nicht erstellt?

Steuereinstellungen fehlerhaft (Österreich, EU, OSS)?

B2B-Rechnung ohne USt-IdNr.?

Fehlermeldungen im Übertragungslog

1. Plan aktiv?

Prüfe in der Lexware Office App, ob dein Plan aktiv ist. Du siehst das direkt auf dem Dashboard nach dem Öffnen der App.

Wenn dein Plan nicht aktiv ist, dann aktiviere ihn zunächst:

1. Klicke auf "Plan verwalten"
2. Klicke beim gewünschten Plan auf "Plan aktivieren"
3. Genehmige die Zahlung in Shopify

2. App verbunden?

Prüfe, ob die App mit deinem Lexware Office Account verbunden ist. Dies kannst du ebenfalls auf dem Dashboard erkennen.

Wenn die App nicht verbunden ist, dann verbinde sie mit deinem Lexware Office Account:

1. Klicke auf "Jetzt verbinden"
2. Mit bestehendem Lexware Office Account anmelden
3. Auf "Zugriff genehmigen" klicken

3 . Rechnung & Gutschriften erstellen aktiviert?

Prüfe, ob die Haken zum Erstellen von Rechnungen und Gutschriften aktiviert ist.

1. Navigiere in die "Einstellungen"
2. Klicke auf "Rechnungen"
3. Überprüfe die Aktivierung der Funktion
4. Passe die Einstellungen ggf. an

4. Rechnungserstellungszeitpunkt korrekt eingestellt?

Der Rechnungserstellungszeitpunkt ist auf "Beim Ausführen des Auftrags (Fulfillment)" gesetzt, aber die Bestellung wurde noch nicht ausgeführt.

Du hast zwei Optionen:

• "Sofort (bei Erstellung des Auftrags)" → Die Rechnung wird direkt nach Bestelleingang erstellt
• "Beim Ausführen des Auftrags (Fulfillment)" → Die Rechnung wird erst erstellt, wenn du die Bestellung in Shopify als "ausgeführt" markierst

So überprüfst du die Einstellung:

1. Navigiere in die "Einstellungen" → "Rechnungen"
2. Prüfe, welche Option unter "Rechnungserstellungszeitpunkt" aktiv ist
3. Passe die Einstellung bei Bedarf an

5. Bestellung vor App-Aktivierung?

Die App überträgt Rechnungen ab dem Zeitpunkt der Aktivierung automatisch an Lexware Office. Bestellungen, die vor der Aktivierung der App in deinem Shopify-Shop eingegangen sind, werden nicht automatisch übertragen – auch nicht rückwirkend, wenn du die App später installierst.

Für diese alten Bestellungen brauchst du den Import Plan, den du zusätzlich zu deinem aktiven Plan dazubuchen kannst.

Voraussetzungen

• Dein Standard- oder Premium-Plan muss aktiv sein – der Import Plan funktioniert nicht alleine
• Einmalige Gebühr von 99 €

Mehr Details findest du im Artikel Lexware Office App: Der Import.

6. Auslandsrechnungen (Schweiz, Drittland) werden nicht erstellt?

Wenn deine Rechnungen für Deutschland und EU-Länder funktionieren, aber Rechnungen ins Drittland (z. B. Schweiz, UK, USA) nicht erstellt werden, fehlt deinem verknüpften Lexware Office Konto wahrscheinlich die nötige Berechtigung.

Hintergrund: Die Funktion zum Erstellen besonderer Rechnungstypen (Auslandsrechnungen, englische Rechnungen) ist in Lexware Office im XL-Plan enthalten. Solange dieser Plan nicht aktiviert ist, erhält unsere App eine Fehlermeldung von Lexware Office und kann die Rechnung nicht erstellen.

Lösung:

1. Führe in Lexware Office ein Upgrade auf den XL-Plan durch
2. Nach dem Upgrade kannst du alle fehlgeschlagenen Rechnungen aus dem Übertragungslog erneut übertragen
3. Oder sag uns Bescheid – wir übernehmen das gerne für dich

7. Steuereinstellungen fehlerhaft (Österreich, EU, OSS)?

Sehr häufig liegt das Problem an falsch oder nicht hinterlegten Steuern in der Bestellung – besonders bei Lieferungen nach Österreich, anderen EU-Ländern oder bei OSS-Konfigurationen.

Typische Symptome:

• Rechnungen für Österreich oder andere EU-Länder werden nicht erstellt
• Im Log steht: "Deine Steuereinstellungen sind fehlerhaft"

Lösung:

1. Prüfe in Shopify unter "Einstellungen" → "Steuern und Zölle", ob für alle Länder, in die du verkaufst, korrekte Steuersätze hinterlegt sind
2. Bei OSS-Pflicht: Stelle sicher, dass für die jeweiligen EU-Länder die korrekten Ziellandsteuern aktiv sind
3. Nutzt du eine Drittanbieter-App? Dort müssen die Steuersätze ggf. manuell in der globalen Konfiguration hinterlegt werden, da Shopify Drittanbieter-Apps keinen Zugriff auf die internen Steuersätze gewährt
4. Nach Korrektur kannst du die Rechnung erneut aus dem Übertragungslog übertragen

Weitere Details: Lexware Office App: Deine Steuereinstellungen sind fehlerhaft.

8. B2B-Rechnung ohne USt-IdNr.?

Bei steuerbefreiten B2B-Bestellungen (z. B. ins EU-Ausland an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr.) wird die Rechnung nicht erstellt, wenn die VAT-ID fehlt oder am falschen Ort hinterlegt ist.

Lösung:

1. Trage die USt-IdNr. deines Kunden in das Notizfeld der Kundenkartei in Shopify ein
2. Stoße die Übertragung im Übertragungslog erneut an
3. Die Rechnung wird dann als steuerfreie B2B-Rechnung erstellt

10. Fehlermeldungen im Übertragungslog

Wenn keine der oben genannten Ursachen passt, lohnt sich immer ein Blick ins Übertragungslog. Hier siehst du genau, warum eine bestimmte Rechnung nicht erstellt wurde.

So gehst du vor:

1. Öffne die App und navigiere ins Übertragungslog
2. Suche die betroffene Bestellung
3. Klicke auf die Fehlermeldung – dort erhältst du eine konkrete Beschreibung
4. Oft kannst du den Fehler selbst beheben und die Rechnung danach erneut übertragen

Du findest die Ursache nicht?

Kein Problem! Wir helfen dir gerne weiter. Wenn du uns kontaktierst, hilft es uns sehr, wenn du folgende Informationen mitschickst:

• Order-ID der betroffenen Bestellung
• Fehlermeldung aus dem Übertragungslog (falls vorhanden)
• ggfs. Screenshots

Damit können wir das Problem deutlich schneller analysieren.

Kontaktiere unseren Support direkt in der Lexware Office App oder per E-Mail

Wir freuen uns auf dich!

Dein Eshop Guide Team